Положення про архів на підприємстві

Порядок організації архівного зберігання документів установлено Правилами №1000/5. Тут містяться єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, у підприємствах й організаціях незалежно від форм власності. Причому ці Правила є нормативно-правовим актом, обов'язковим для виконання всіма юрособами (пп. 1 р. 1 Правил №1000/5).

Якщо кількість документів нечисельна, то зберігання документів можна доручити відповідному працівникові (наприклад, секретарю) у порядку суміщення посад.

Архів є самостійним структурним підрозділом або входить до складу служби діловодства підприємства. У малочисельних підприємствах призначають особу, відповідальну за ведення архіву підприємства (пп. 8 розд. І Правил №1000/5).

На середніх та малих підприємствах, у структурі яких не передбачено архівного підрозділу як окремої структурної одиниці, організацію роботи архіву можна покласти на одного з працівників цього підприємства, передусім на завідувача канцелярії або на секретаря.

Відповідно до пп. 9 розд. І Правил №1000/5, у випадку покладення функцій організації діловодства або ведення архіву на відповідальну особу, в посадовій інструкції посадової особи треба зазначити ці обов'язки, її права та відповідальність.

Найкраще за все слід розробити Положення про архів.

До положення про архів організації включайте такі розділи:

1. Загальні положення;

2. Завдання та функції архіву;

3. Права архіву;

4. Склад документів архіву;

5. Граничні строки тимчасового зберігання документів НАФ в архіві організації (для організації, у діяльності якої створюються документи НАФ).

Положення про архів розробляє та підписує:

1. керівник архіву;

2. Або керівник структурного підрозділу, до складу якого входить архів,

3. або особа, відповідальна за архів.

Положення про архів вводять в дію розпорядчим документом, наприклад, наказом директора організації.

Завдання і права архівного підрозділу

Основні завдання архівного підрозділу, що здійснює тимчасове зберігання документів, з наступним їх передаванням до державної архівної установи або архівного відділу міської ради:

• приймати від структурних підрозділів підприємств та зберігати архівні документи з різними видами матеріальних носіїв інформації протягом строків, визначених Укрдержархівом;
• контролювати разом зі службою діловодства стан зберігання та правильність оформлення документів у структурних підрозділах підприємства;
• брати участь у складанні та погодженні зведеної номенклатури справ підприємства, перевіряти відповідність формування документів у справи затвердженій номенклатурі;
• вести державний облік документів НАФ та щорічно подавати відомості про їхню кількість за формою, встановленою Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року №1000/5, відповідній державній архівній установі, архівному відділу міської ради;
• проводити попередню експертизу цінності документів, що зберігаються, складати і подавати на розгляд експертної комісії (далі — ЕК) підприємства проекти описів справ НАФ, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ з особового складу та актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ;
• створювати і вдосконалювати довідковий апарат до архівних доку ментів;
• організовувати користування архівними документами, надавати архівні довідки, копії, витяги з документів юридичним і фізичним особам відповідно до Правил №1000/5;
• готувати, передавати і транспортувати (за рахунок підприємства) документи НАФ до відповідної державної архівної установи або архівного відділу міської ради;
• брати участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівників підприємства, які відповідають за роботу з документами.

Для виконання покладених на архівний підрозділ завдань йому надається право:

• вимагати від структурних підрозділів підприємства передавання на зберігання документів, оформлених згідно із законодавством;
• повертати структурним підрозділам на доопрацювання документи, оформлені з порушенням установлених вимог;
• надавати структурним підрозділам підприємства рекомендації з питань, що входять до компетенції архіву;
• запитувати від структурних підрозділів підприємств відомості, потрібні для роботи;
• інформувати керівництво підприємства про стан роботи з документами і вносити пропозиції щодо її поліпшення;
• брати участь у засіданнях дорадчих органів, нарадах, що проводяться на підприємстві, в разі розгляду на них питань роботи з документами.

Крім того, архівному підрозділу згідно з Правилами №1000/5 надано право спільно зі службою діловодства здійснювати контроль:

• за станом архівів і організацією документів у діловодстві у підвідомчих установах, організаціях та підприємствах (далі — підприємство);
• за станом формування, оформлення справ у структурних підрозділах підприємства, підготовки документів та справ до передавання на архівне зберігання.

Оформлений план роботи архівного підрозділу (архіву) підписує і датує керівник цього підрозділу або особа, відповідальна за архів підприємства. Остаточним етапом є затвердження плану керівником під приємства.

Під час опрацювання питання архіву на підприємстві, рекомендуємо звернути особливу увагу на Правила 1000/5. А особливо опрацюйте Додатки до Правил, адже за допомогою додатків зможете розробити своє Положення.

Рекомендуємо також ознайомитися з цими документами - див. тут та тут.