Підтвердження витрат на доставку послугами «Нової пошти»

ТОВ користується послугами «Нової пошти» (доставка матеріалів, сировини, документів тощо). ТОВ «Нова пошта» подекадно надсилає в M.E.Doc рахунок на оплату й акт наданих послуг, на які сторонами накладаються КЕП. Також надає специфікацію до акта наданих послуг, яка сторонами не підписується. Чи можна посилатись на таку специфікацію при підтвердженні витрат на доставку? І чи потрібно зберігати оригінали експрес-накладних, на яких також відсутні підписи?

Коротка відповідь

Так, ви можете посилатися на специфікацію як на додаток до акта, що деталізує зміст операції. Зберігати експрес-накладні (ЕН) необхідно, оскільки вони є первинними документами, що підтверджують факт надання послуг перевезення та реальність господарської операції загалом.

Обґрунтування

1. Щодо специфікації до акта наданих послуг

Згідно з ч. 2 ст. 9 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» одним із обов'язкових реквізитів первинного документа є «зміст та обсяг господарської операції». Оскільки акт від ТОВ «Нова пошта» є узагальнюючим документом за певний період (декаду), специфікація виконує роль розшифровки цього обсягу (містить перелік конкретних відправлень).

Специфікація є невід'ємною частиною акта. Навіть якщо вона не підписана окремо, вона підтверджує та деталізує дані, зазначені в підписаному сторонами акті. У бухгалтерському обліку витрати визнаються на підставі акта, а специфікація дає змогу ідентифікувати, на які саме об'єкти (матеріали, товари) слід розподілити ці транспортні витрати.

2. Щодо зберігання експрес-накладних (ЕН)

Експрес-накладна є ключовим первинним документом, що підтверджує фізичне переміщення вантажу.

  • Заміна ТТН: Для послуг поштового зв'язку, які надає «Нова пошта», ЕН виконує функції товарно-транспортної накладної. Це обґрунтовується тим, що дія Правил перевезень вантажів автомобільним транспортом в Україні (затверджених наказом Мінтрансу від 14.10.1997 р. №363) не поширюється на перевезення пошти (розд. 1 Правил №363).
  • Підтвердження реальності: Для податкових органів комбінація видаткової накладної (на товар) та ЕН (на доставку) є належним доказом реальності операції. Відсутність транспортних документів може стати підставою для сумнівів контролерів у факті отримання чи відвантаження товару (пп. 44.1 ПКУ).
  • Відсутність підписів: Сучасні правила надання послуг поштового зв'язку дозволяють ідентифікувати отримувача через мобільний додаток або SMS-код. Це цілком відповідає нормі ст. 9 Закону про бухоблік, яка дозволяє замість особистого підпису використовувати «інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції».

3. Терміни та формат зберігання

Юридичні особи зобов'язані зберігати первинні документи (ЕН та акти, як в електронному, так і в паперовому вигляді) протягом не менше 1825 днів (5 років) з дня подання податкової звітності, для складання якої вони використовувалися (пп. 44.3 ПКУ).

Оскільки ви використовуєте кваліфікований електронний підпис (КЕП), оригіналом вважається саме електронний файл документа з накладеними підписами (ст. 7 Закону «Про електронні документи та електронний документообіг»).

Рекомендація

Зберігайте ЕН в електронному архіві (наприклад, завантаженими файлами з бізнес-кабінету «Нової пошти» або M.E.Doc), оскільки вони є первинним підтвердженням кожної окремої логістичної операції, на основі яких формується підсумковий акт.