Перевірка збереження даних трудових книжок у ПФУ

У 2022 році роботодавець подав сканкопії трудових книжок працівників до Пенсійного фонду через особистий кабінет страхувальника. Як перевірити, що дані успішно оцифровані та збереглися в системі ПФУ, і чи потрібно повторно подавати документи?

Для перевірки результатів оцифрування трудових книжок необхідно зайти в особистий кабінет на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України (ПФУ) та перевірити статус поданих звернень. Якщо статус звернення «Виконано», дані опрацьовані й повторно подавати їх не потрібно.

Як перевірити статус оцифрування (для роботодавця)

Роботодавець (страхувальник) може перевірити стан опрацювання документів у своєму кабінеті:

  • Авторизуйтесь на вебпорталі ПФУ за допомогою КЕП.
  • У меню зліва оберіть розділ «Комунікації з ПФУ» — «Відомості про трудові відносини робітника» або розділ «Звернення».
  • Знайдіть звернення за 2022 рік. Перевірте його статус:
    • «Виконано» — сканкопії опрацьовані, дані внесено до Реєстру застрахованих осіб.
    • «Скасовано виконання» — звернення містить помилки (нечіткі скани, відсутні сторінки тощо). У реквізиті «Повідомлення» буде вказано причину відмови. У такому разі відомості потрібно подати повторно.
    • «В опрацюванні» — документи ще перевіряються фахівцями ПФУ.

Як перевірити дані працівнику (застрахованій особі)

Працівник може самостійно переконатися, що його книжка оцифрована:

  • Увійти до особистого кабінету на порталі ПФУ.
  • У лівому меню обрати пункт «Електронна трудова книжка».
  • Натиснути кнопку «Дані ЕТК» та перейти у вкладку «Відцифрована ЕТК». Там відображаються записи, які ПФУ вже переніс із паперового документа в електронний вигляд.
  • У вкладці «Скан-копії трудової книжки» можна побачити самі файли, які були завантажені роботодавцем.

Чи потрібно подавати дані знову?

Згідно з Законом України №1217-IX від 05.02.2021, перехідний період для оцифрування триває до 10 червня 2026 року.

Повторно подавати відомості потрібно лише у випадках, якщо:

  • Статус попереднього звернення — «Скасовано виконання».
  • Під час аудиту «Відцифрованої ЕТК» виявлено помилки або пропущено певні періоди роботи.
  • У трудову книжку після 2022 року були внесені нові записи (наприклад, про нагородження чи заохочення), які ще не були відскановані.

Важливо: Якщо записи про прийняття чи звільнення працівників здійснювалися після 10.06.2021, вони зазвичай підтягуються до системи автоматично з Об'єднаного звіту (Додаток 5), тому окремо сканувати ці нові записи не обов'язково, якщо вони вже відображені в реєстрі.