Особливості списання пального при використанні генератора: невідповідність облікових та фактичних даних

На підприємстві для забезпечення безперебійної роботи встановлено дизельний генератор. За результатами осені та грудня 2025 року виявлено розбіжність: згідно з журналом видачі та актами списання обсяг використаного пального перевищує обсяг, що був оприбуткований. Як виправити дану помилку?

Паспортні норми споживання палива — це орієнтир, а не константа.

Витрата палива дизель-генератором безпосередньо залежить від навантаження (кількості підключених приладів). Якщо списання здійснювалося за максимальними нормами, а генератор працював на 30–50% потужності, фактичне споживання було значно меншим, ніж відображено в обліку. Це призводить до виникнення «віртуальних» нестач або від’ємних залишків у регістрах.

Алгоритм дій для виправлення ситуації:

  • Проведення інвентаризації та документування: Необхідно перевірити фактичні залишки пального в баку генератора та в місцях зберігання. Комісія, призначена наказом по підприємству, має скласти Протокол. У ньому слід зазначити, що в облікових регістрах списання проводилося за теоретичними (максимальними) нормами без урахування фактичного навантаження, що призвело до розбіжностей;
  • Коригування норм, з урахуванням умов використання генератора: На основі контрольних замірів або технічного перерахунку (з урахуванням фактичної потужності) встановіть обґрунтовані норми споживання для спірних періодів (осені та грудня). Це дозволить легітимізувати перерахунок;
  • Оформлення бухгалтерської довідки;
  • Коригування облікових даних: На підставі довідки необхідно відкоригувати надлишково нараховані витрати. Якщо звітний рік уже закрито, коригування здійснюється через рахунок 44 «Нерозподілені прибутки (непокриті збитки)» у кореспонденції з рахунками обліку запасів (203). Це дозволить привести обліковий залишок палива у відповідність до фактичного.

Що обов’язково зазначити в бухгалтерській довідці:

  1. Причина коригування: наприклад, «коригування витрат пального з урахування фактичного навантаження дизель-генератора за період вересень–грудень 2025 року»;
  2. Суть коригування: перерахунок обсягів споживання згідно з уточненими даними;
  3. Посилання на первинні документи: Журнал обліку, акт контрольного заміру, протокол комісії.

Важливо! Без документального підтвердження причин розбіжностей податкові органи можуть трактувати виявлену різницю як придбання пального без документів. У такому разі підприємству доведеться дооприбуткувати пальне з визнанням іншого доходу (субрахунок 719), що збільшить об’єкт оподаткування податком на прибуток без можливості зменшити витрати минулих періодів.

Щоб уникнути таких ситуацій надалі, доцільно проводити інвентаризацію залишків пального у баку генератора частіше: наприклад, щомісяця або принаймні щокварталу на звітну дату.

***

Також читайте: Особливості списання пального: генератор, газонокосарка та навантажувач