Оплата особистих посилок працівника у 2026 році: бухоблік відшкодування та проведення (аудіоверсія)

Підприємство працює за договором з Новою поштою. Помилково до оплати юрособою включили дві особисті посилки працівника. У січні працівник перерахував на поточний рахунок підприємства суму майбутнього відшкодування, а в лютому підприємство оплатить ці посилки перевізнику. Які бухгалтерські проведення слід застосувати для надходження коштів від працівника та оплати послуг Нової пошти?

Оскільки оплата особистих посилок працівника не є господарською діяльністю підприємства, ці витрати не повинні відображатися у складі витрат організації (рахунки 92, 93 тощо). Для обліку розрахунків із працівником у такому разі найкраще використовувати рахунок 377 «Розрахунки з іншими дебіторами».

Короткий висновок

У січні ви відображаєте отримання коштів від працівника як погашення майбутньої заборгованості (Дт 311 Кт 377). У лютому, коли «Нова пошта» виставить акт, ви відносите вартість цих посилок на дебет рахунку 377, закриваючи розрахунки з працівником, та сплачуєте кошти перевізнику.

Обґрунтування та бухгалтерські проведення

Згідно з практикою обліку дебіторської заборгованості, що не стосується оплати праці, для взаєморозрахунків із персоналом використовується субрахунок 377. Оскільки працівник компенсує витрати у повному обсязі, у нього не виникає доходу у вигляді додаткового блага (пп. 164.2.17 ПКУ).

1. Січень: Отримання коштів від працівника

Коли працівник перераховує кошти на поточний рахунок підприємства:

  • Дт 311 «Поточні рахунки в національній валюті»;
  • Кт 377 «Розрахунки з іншими дебіторами» (субрахунок «Працівник»);
  • Сума: Вартість двох посилок.

2. Лютий: Отримання акта від «Нової пошти» та оплата

Коли організація отримує загальний акт наданих послуг від перевізника, суму за особисті посилки працівника потрібно відокремити від господарських витрат:

  • Дт 377 (Працівник) — Кт 631 (або 685) «Розрахунки з постачальниками та підрядниками»;
  • Зміст: Відображено вартість послуг «Нової пошти», що підлягають компенсації працівником;
  • Дт 631 (685) — Кт 311;
  • Зміст: Організація сплатила загальний рахунок «Новій пошті» (включаючи посилки працівника).

Важливі нюанси

ПДВ

Якщо ваша організація є платником ПДВ, на підставі зареєстрованої «Новою поштою» податкової накладної ви відображаєте податковий кредит (Дт 641/ПДВ — Кт 631). Однак, оскільки ці послуги не використовуються в господарській діяльності підприємства, ви зобов'язані нарахувати компенсуючі податкові зобов'язання згідно з пп. 198.5 ПКУ та скласти зведену податкову накладну не пізніше останнього дня звітного місяця.

Документальне оформлення

Бажано, щоб працівник написав заяву з поясненням ситуації («Прошу прийняти кошти в сумі... як компенсацію за послуги доставки...»). Це підтвердить, що виплата не є додатковим благом і не потребує оподаткування ПДФО та військовим збором (аналогічно до логіки, описаної в консультації щодо повернення коштів).

Додаткове благо

Оскільки кошти надійшли в січні, а оплата перевізнику відбудеться в лютому, підприємство фактично не кредитує працівника, а навпаки — отримує передоплату. Це знімає будь-які ризики виникнення оподатковуваного доходу у працівника.