Оформлення використання авто директором в службових цілях
ТОВ придбало автомобіль, яким користується тільки директор. Поїздки суто адміністративного характеру. Для списання палива підприємство використовує власно розроблений подорожній лист. Поїздки здійснюється в межах міста, інколи за межі області. В яких облікових документах необхідно прописати, що такі поїздки не є відрядженням?
Використання автомобіля в службових (робочих) цілях підприємства має бути документально оформлено.
Тому, по-перше цільове використання службового автомобіля можна визначити в наказі керівника. Зазвичай, обов’язки директора визначаються Статутом, трудовим договором та посадовою інструкцією і залежать від діяльності підприємства. Оскільки, директор це звичайний найманий працівник по трудовому договору, на якого покладено функції з організації роботи на підприємстві та виконанню інших службових повноважень обумовлених займаною посадою.
Тобто, якщо директор використовує автомобіль підприємства з службовою метою у робочий час і це обумовлено його посадовими обов'язками, які передбачені трудовим договором,
чи його цілі визначено Статутом, то використання директором автомобіля в робочий час буде відноситися до господарської діяльності підприємства.
По-друге, має бути наказ про закріплення даного автомобіля за директором.
І по-третє, підтвердним документом використання автомобіля є подорожній лист. Тобто за наявності подорожніх листів, оформлених належним чином, використання службового автомобіля директором підприємства належатиме до господарської діяльності, отже не підлягатиме оподаткуванню ПДФО як додаткове благо (пп. «а» пп. 164.2.17 ПКУ).
Таким чином, при дотриманні оформлення документів у вищезазначеному порядку використання директором автомобіля в робочий час відноситиметься до господарської діяльності підприємства та не буде його додатковим благом.
Визначення відрядження для цілей застосування у недержавному секторі економіки в законодавстві відсутнє. Тож кожне підприємство може самостійно визначити в розпорядчому документі (зокрема, в наказі керівника), які поїздки вважати відрядженням, а які – ні. Тобто це питання належить виключно до компетенції самого підприємства.
Нагадаємо, що Інструкція №59 регулює питання про відрядження на підприємствах, в установах та організаціях, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів. Решта підприємств не зобов’язані дотримуватися цієї Інструкції і відповідно, можуть визначати поняття відрядження самостійно. Отже, підприємство може не вважати відрядженням, зокрема, одноденні поїздки в межах області.