Оформлення листа про зміну призначення платежу
Які вимоги існують до оформлення листа про уточнення або зміну призначення платежу після проведення банківської операції? Як правильно скласти цей документ, щоб підтвердити коректність операції для банку та податкової, і які реквізити є обов’язковими для уникнення розбіжностей із первинними документами?
Для зміни призначення платежу в уже виконаній платіжній інструкції необхідно оформити лист-уточнення від імені платника на адресу отримувача коштів. Оскільки після виконання платежу банк не може змінити реквізити в системі, таке листування є належним способом документального підтвердження змісту операції для бухгалтерського та податкового обліку.
Зразок листа про уточнення призначення платежу
|
Вих. №________ від «_» __________ 202 р. Директору [Назва компанії-отримувача / ПІБ ФОП] [ПІБ керівника] [Адреса отримувача] ЛИСТ про уточнення призначення платежу Цим листом повідомляємо, що у платіжній інструкції №________ від «» __________ 202 р. на суму ________ грн (___________________________________ грн ____ коп.), перерахованій на ваш поточний рахунок №[IBAN отримувача], у реквізиті «Призначення платежу» було допущено помилку. Помилково зазначено: «[Вказати текст, який був написаний у платіжці]» Правильним слід вважати таке призначення платежу: «[Вказати правильний текст, наприклад: Оплата за товар згідно з Рахунком №... від..., у т.ч. ПДВ 20% — ... грн]» Просимо врахувати цю інформацію при відображенні зазначеної господарської операції в бухгалтерському та податковому обліку. Просимо надати письмове підтвердження про згоду з внесенням змін до призначення платежу. З повагою, [Посада] [Підпис] [ПІБ] М.П. (за наявності) |
Обґрунтування та порядок дій
1. Механізм виправлення: Згідно з пп. 41 Інструкції №163, відповідальність за дані, зазначені в реквізиті «Призначення платежу», несе платник. Оскільки платіж уже проведено, банк не втручається у зміну його змісту. Питання вирішується виключно через офіційне листування між контрагентами.
2. Судова практика: Правомірність уточнення призначення платежу шляхом надсилання листа підтверджена численними рішеннями Верховного Суду (наприклад, постанови від 19.06.2018 у справі №809/34/17, від 12.03.2019 у справі №2а-3335/10/2670 та від 01.07.2020 у справі №824/74/19-а). Суди визнають таке листування належним доказом реального змісту операції.
3. Дії отримувача: Отримувачу коштів доцільно надати письмову відповідь про згоду з уточненням. Обидві сторони мають підколоти ці листи до відповідної банківської виписки.
4. Спосіб відправлення: Рекомендується надсилати лист рекомендованим листом з описом вкладення або через систему електронного документообігу (Вчасно, Medoc тощо) з накладанням КЕП, щоб мати доказ отримання листа контрагентом.
5. Повернення коштів: Якщо помилка є критичною, іноді безпечніше повернути кошти як помилково зараховані та сплатити заново з правильним призначенням. Проте лист-уточнення є стандартним і законним інструментом виправлення більшості помилок.