Чи обов'язковий Порядок використання легкового авто?

Законодавство не вимагає складання окремого документу з назвою "Порядок використання легкового автомобіля". Проте, встановити правила такого використання є обов'язком підприємства. Найзручніший спосіб це зробити — видати один комплексний наказ, в якому і затвердити всі необхідні положення. Це дозволить:

Обґрунтувати зв'язок поїздок з господарською діяльністю. Це ключова умова для віднесення витрат на пальне, обслуговування та амортизацію до складу витрат підприємства. Уникнути оподаткування вартості використання авто як додаткового блага для працівників (директора та начальника збуту) податком на доходи фізичних осіб (ПДФО) та військовим збором, як зазначено в пп. «а» пп. 164.2.17 ПКУ.

Отже, хоча назва документа довільна, його суть — регламентація використання авто — є обов'язковою.

Наказ про право керування та норми ПММ

Ви можете затвердити всі ці питання одним наказом.

Щодо права керування:

У наказі необхідно чітко перелічити працівників, які мають право керувати автомобілем (директор, начальник відділу збуту).

Обов'язковою умовою є наявність у цих працівників посвідчення водія відповідної категорії (пп. 2.1 Правил дорожнього руху). Оскільки керування автомобілем не є основною трудовою функцією цих працівників, доцільно внести відповідні доповнення до їхніх посадових інструкцій (наприклад, "в рамках виконання службових обов'язків керує службовим автомобілем").

Керівник, як водій, також підпадає під загальні вимоги щодо медичного огляду та технічного огляду транспортного засобу, які встановлені законодавством

Щодо норм витрат пального (ПММ):

Підприємство має право самостійно встановити норми списання пального. Як це зробити, можна почитати тут. Затверджені норми фіксуються в наказі по підприємству.

Нижче наведено зразок комплексного наказу.

Відсутність медика та механіка

Це найскладніше і найризикованіше питання.

• Законодавча вимога: Закон "Про дорожній рух" (ст. 45) та порядок проведення медичних оглядів водіїв транспортних засобів, визначено у Положенні про медичний огляд кандидатів у водії та водіїв транспортних засобів, затв. наказом МОЗ, МВС від 31.01.2013 №65/80. Технічний стан автомобіля також має перевірятися перед виїздом;
• Хто може проводити: Медичний огляд може проводити лише медичний працівник. Технічний огляд — особа з відповідною кваліфікацією (механік). Директор не може виконувати ці функції без відповідної кваліфікації та ліцензії (для медогляду).

Періодичність проходження обов’язкового технічного контролю транспортних засобів:

• Кожні два роки: легкові автомобілі, які використовуються для перевезення пасажирів або вантажів з метою отримання прибутку, вантажні автомобілі вантажопідйомністю до 3,5 тонни, причепи до них – зі строком експлуатації понад два роки;
• Щороку: вантажні автомобілі вантажністю понад 3,5 тонни, причепи до них, таксі – незалежно від строку експлуатації.

Ризики:

Штрафи від Укртрансбезпеки: За випуск на лінію комерційного транспортного засобу для перевезення пасажирів або вантажу без проходження водієм щозмінного медичного огляду та контролю технічного стану передбачено штраф.

Практичне рішення (найменш ризикове):

• Для медогляду: Укладіть договір з найближчим медичним закладом (або ФОП з медичною ліцензією) на проведення передрейсових оглядів. Водії перед поїздкою заїжджатимуть туди для огляду;
• Для техогляду: Призначте відповідальну особу (директора) наказом, але для технічних перевірок укладіть договір з СТО. Передрейсовий огляд може проводити сам водій (огляд коліс, світлових приладів тощо), але періодичний контроль має здійснювати фахівець (сертифіковані організації).

Подорожній лист та інші необхідні документи

• Подорожній лист: Типові форми подорожніх листів скасовано. Підприємство зобов'язане розробити та затвердити власну форму первинного документа для обліку пробігу та списання ПММ. Цей документ може називатися "Подорожній лист", "Маршрутний лист" тощо;
• Обов'язкові реквізити: Ваша форма повинна містити всі обов'язкові реквізити первинного документа згідно зі ст. 9 Закону "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" (назва документа, дата складання, назва підприємства, зміст та обсяг операції, посади відповідальних осіб, особистий підпис);
• Видалення полів "медик" та "механік": Так, зі своєї власної форми подорожнього листа ви можете прибрати графи для підписів медика та механіка. Але це не скасовує обов'язку проходити такі огляди, як описано вище. Відсутність підпису лише підтверджує, що огляд не проводився штатним працівником, але не знімає відповідальності з підприємства.

Перелік інших необхідних документів:

• Наказ про введення автомобіля в експлуатацію (можна об'єднати з основним наказом);
• Наказ про закріплення авто, допуск до керування, норми ПММ (зразок наведено вище);
• Посадові інструкції директора та начальника збуту з відповідними доповненнями;
• Подорожні (маршрутні) листи власної розробки;
• Договори з медзакладом на проведення оглядів та/або з СТО на технічне обслуговування;
• Журнал реєстрації інструктажів з безпеки руху;
• Поліс обов'язкового страхування цивільно-правової відповідальності (ОСЦПВ).

Висновки:

Для належного оформлення використання єдиного легкового автомобіля директором та начальником відділу збуту вам обов'язково потрібно видати комплексний наказ по підприємству. Цей наказ врегулює ключові питання: допуск до керування, закріплення відповідальних осіб, затвердження норм витрат пального та форми первинного документа для обліку поїздок (наприклад, подорожнього листа власної розробки).

Окремий документ "Порядок використання автомобіля" не є обов'язковим, якщо всі ці аспекти висвітлені в наказі. Виїзд без проведення передрейсового медичного огляду водія та технічного огляду автомобіля є високоризиковим і може призвести до значних штрафів та відповідальності керівника. Замінити медика та механіка директором неможливо.