Оцифрування трудової книжки через веб-портал ПФУ (аудіоверсія)

Як фізичній особі самостійно чи її роботодавцеві оцифрувати паперову трудову книжку та завантажити її скановані копії через веб-портал електронних послуг Пенсійного фонду України (портал ПФУ), щоб дані було враховано в електронній трудовій книжці?

Аудіоверсія консультації


Ваш браузер не підтримує аудіо.

Коротка відповідь

Оцифрування паперової трудової книжки здійснюється через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України (ПФУ). Граничний термін для завершення цього процесу — 10 червня 2026 року. Подати відомості може як сам працівник, так і його роботодавець.

Алгоритм завантаження для працівника (самостійно)

1. Авторизація: Увійдіть до особистого кабінету на вебпорталі ПФУ за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП), Дія.Підпису або BankID;

2. Вибір сервісу: У лівому боковому меню в розділі «Комунікації з ПФУ» оберіть пункт «Відомості про трудові відносини»;

3. Заповнення даних: Перевірте загальні відомості про себе, за потреби доповніть їх та обов’язково надайте згоду на обробку персональних даних;

4. Завантаження скан-копій: Натисніть «Додати файл» та завантажте кольорові скан-копії всіх заповнених сторінок трудової книжки у хронологічному порядку. Також варто додати документи, що підтверджують стаж (диплом про навчання, військовий квиток, свідоцтво про народження дитини);

5. Підписання: Натисніть «Підписати та відправити до ПФУ».

Алгоритм завантаження для роботодавця (страхувальника)

1. Вхід: Авторизуйтесь на порталі ПФУ за допомогою КЕП керівника або уповноваженої особи;

2. Вибір розділу: У меню зліва оберіть «Відомості про трудові відносини робітника»;

3. Пошук працівника: Введіть РНОКПП (ідентифікаційний код) та ПІБ працівника, натисніть «Пошук»;

4. Завантаження: Додайте скан-копії документів працівника, підпишіть КЕП та надішліть до ПФУ.

Технічні вимоги до скан-копій

Згідно з Порядком ПФУ від 12.03.2021 р. №11-1, документи мають відповідати таким критеріям:

  • Формат: JPG або PDF;
  • Якість: Кольорові, чіткі (рекомендовано 300 dpi), мають бути видні всі реквізити (серія, номер, печатки, підписи);
  • Розмір: Кожен файл не повинен перевищувати 1 МБ;
  • Повнота: Скануються всі сторінки, де є записи.

Як перевірити результат?

Результат опрацювання можна переглянути в розділі «Мої звернення».

  • Статус «Виконано» означає, що дані успішно оцифровані.
  • Статус «Скасовано виконання» вказує на помилку (причину можна прочитати у вкладці «Повідомлення»). У такому разі потрібно подати документи повторно, виправивши недоліки.

Після завершення оцифрування та внесення даних до Реєстру застрахованих осіб, паперова трудова книжка повертається працівнику під підпис і надалі може вестися за його бажанням паралельно з електронною (п. 2 розд. II Закону №1217-IX).

// = 25 && !p25){ p25 = true; pushEvent('audio_25'); } if(percent >= 50 && !p50){ p50 = true; pushEvent('audio_50'); } if(percent >= 75 && !p75){ p75 = true; pushEvent('audio_75'); } if(percent >= 99 && !p100){ p100 = true; pushEvent('audio_complete'); } }); }); // ]]>