Облік ПММ, порожнього пробігу та добових у ФОП на ЗС: алгоритм у 2026 році

Базові правила визнання витрат ФОП

Для ФОП на загальній системі об’єктом оподаткування є чистий дохід — різниця між виручкою та документально підтвердженими витратами (пп. 177.2 ПКУ).

В обліку діє жорстке «правило відповідності + касовий метод». Це означає, що витрати можна відобразити лише тоді, коли одночасно виконано три умови:

1. Вони документально підтверджені;
2. Вони фактично оплачені підприємцем (є фіскальний чек, банківська виписка);
3. Отримано дохід, з яким ці витрати безпосередньо пов’язані.

Поки клієнт не розрахувався з вами за рейс, ви не маєте права показати у витратах паливо, витрачене на його вантаж, навіть якщо ви це паливо вже давно оплатили.

ПДВ: відображення вартості палива

Оскільки ви є платником ПДВ, сума витрат на придбання дизпалива включається до витрат ФОП без урахування ПДВ (пп. 177.3 ПКУ). Сама сума ПДВ відноситься до вашого податкового кредиту (за умови наявності зареєстрованої податкової накладної від постачальника пального).

Алгоритм розподілу ПММ та порожнього пробігу

У вашому випадку один круговий рейс обслуговує 6 різних клієнтів, які платять у різні дні. Податкова вимагає прив'язувати витрати до конкретного доходу.

Що робити з порожнім пробігом

Порожній пробіг (переїзд від місця вивантаження до наступного завантаження) є технологічною необхідністю і невід'ємною частиною госпдіяльності. Витрати на нього не відкидаються, а формують загальну собівартість кругового рейсу. Щоб уникнути претензій податкової щодо «негосподарського використання», може бути доречним закріпити це у внутрішньому наказі про формування собівартості перевезень (наприклад: «маршрут транспортування включає обов'язкову подачу порожнього автомобіля під завантаження»).

Як ділити паливо (один з можливих алгоритмів)

1. Зберіть загальні витрати на рейс

Підсумуйте все спалене паливо за подорожнім (маршрутним) листом за весь кругорейс, включаючи порожній пробіг.

2. Знайдіть пропорцію

Розподіліть загальну вартість палива між 6 клієнтами. Наприклад, пропорційно до пробігу з вантажем для кожного клієнта (або за тонно-кілометрами). Приклад: Клієнт №1 становить 20% від загального кілометражу з вантажем. Отже, до його собівартості відносимо 20% від усього спаленого дизпалива за рейс (включаючи порожній).

3.Визнайте витрати

Вартість палива (20%), що припадає на Клієнта №1, ви запишете до Типової форми обліку доходів і витрат (Книги) у день, коли Клієнт №1 перерахує вам гроші. Аналогічно вчиняйте з іншими п'ятьма клієнтами в дати їхніх оплат.

Кадровий облік: добові та трудові ризики

Перш за все зазначимо, що ФОП не має права виплачувати добові «самому собі». Відповідь стосується найманих водіїв.

Податковий облік (витрати)

Згідно з пп. 177.4.2 ПКУ, до витрат ФОП належать витрати на оплату праці та обов'язкові виплати, до яких належать і добові. Але для їх відображення також діє касовий метод. Ви включите суму добових до витрат підприємця лише в день їх фактичної виплати водієві (за умови, що оплата від клієнта отримана).

Трудові та юридичні ризики (КЗпП)

Ваше формулювання питання «Добові водіям виплачуються не в дату приїзду, а «за мірою можливості»» містить серйозний ризик штрафів від Держпраці.

Згідно зі ст. 121 КЗпП та ст. 115 КЗпП, роботодавець зобов'язаний забезпечити працівника авансом на відрядження (добовими) до початку поїздки.

Оплата добових «після приїзду» або «за можливості» трактується перевіряючими як порушення строків виплати гарантованих державою сум. За це передбачено фінансовий штраф на ФОП як роботодавця у розмірі мінімальної зарплати (ст. 265 КЗпП), а також адміністративний штраф на самого підприємця.

Висновки

Витрати ФОП-загальника визнаються лише за одночасної наявності документів, фактичної оплати та отриманого доходу від конкретного рейсу/клієнта; ПДВ по пальному йде в податковий кредит, а не у витрати.

Порожній пробіг є частиною госпдіяльності й включається в загальну собівартість кругового рейсу, а паливо розподіляють між клієнтами за обраною пропорцією (наприклад, кілометраж або тонно-кілометри) і списують у витрати в дні оплат кожного клієнта.

Добові найманим водіям потрапляють у витрати ФОП тільки в день фактичної виплати (за умови отримання доходу), але з трудового боку їх потрібно видавати авансом до відрядження, і виплата «за мірою можливості» тягне ризик штрафів за порушення трудового законодавства.