Облік пального: Звіт водія vs. Подорожній лист для списання

Ні, окремий подорожній лист не потрібен, якщо ваш «звіт водія» виконує його функцію, тобто є первинним документом для списання пального, містить усі необхідні реквізити та затверджений на підприємстві. Акт на списання пального є узагальнюючим документом, який складається на підставі саме таких звітів.

Обґрунтування

Типові форми подорожніх листів скасовано. Законодавство скасувало типові форми подорожніх листів як для легкових, так і для вантажних автомобілів. Тому підприємства зобов'язані самостійно розробляти та затверджувати форми первинних документів для обліку роботи транспорту та списання паливно-мастильних матеріалів (ПММ).

«Звіт водія» може бути аналогом подорожнього листа. Документ, який ви називаєте «звіт водія», може цілком виконувати функцію подорожнього листа. Головне — не назва документа («Подорожній лист», «Маршрутний лист», «Звіт водія» тощо), а його зміст та статус. Щоб цей звіт був належною підставою для списання пального, він повинен:

• Бути затвердженим як первинний документ наказом по підприємству;
• Містити всі обов'язкові реквізити, передбачені ст. 9 Закону про бухоблік.

Обов'язкові реквізити первинного документа:

• назва документа (форми);
• дата складання;
• назва підприємства, від імені якого складено документ;
• зміст та обсяг господарської операції (маршрут, мета поїздки, показники спідометра на початок та кінець періоду, пробіг, фактичні витрати пального);
• одиниця виміру господарської операції (км, л);
• посади та прізвища осіб, відповідальних за здійснення операції;
• особистий підпис водія та відповідальної особи.

Чому одного Акта на списання недостатньо. Акт на списання є узагальнюючим документом, який фіксує лише загальну кількість списаного пального за певний період (наприклад, місяць). Він складається на підставі первинних документів, якими у вашому випадку можуть бути саме звіти водіїв.

Сам по собі акт не розкриває змісту господарських операцій — тобто не підтверджує, що поїздки були пов'язані з господарською діяльністю. Відсутність такого підтвердження створює ризик того, що податкові органи можуть визнати вартість пального додатковим благом водія та нарахувати ПДФО і військовий збір згідно з пп. «а» пп. 164.2.17 ПКУ.

Періодичність складання

Законодавство не встановлює періодичності складання таких звітів. Підприємство може визначити її самостійно (щодня, щотижня, раз на 10 днів), закріпивши це у наказі про документообіг. Однак для забезпечення достовірності обліку та своєчасного відображення операцій, це доцільно робити не рідше одного разу на місяць, оскільки господарські операції мають бути відображені в обліку у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені (ч. 5 ст. 9 Закону про бухоблік).

Висновок: Для списання пального достатньо мати один первинний документ на кожну поїздку або за певний період (наприклад, «звіт водія»), який підтверджує маршрут, пробіг та зв'язок з господарською діяльністю. На підставі цих звітів вже складається узагальнюючий Акт на списання пального. Формувати одночасно і «звіт водія», і «подорожній лист» з однаковою інформацією не потрібно.