Новорічні подарунки дітям працівників: що з податками?

Документальне оформлення

Для належного оформлення видачі подарунків рекомендуємо підготувати такі документи:

Наказ керівника: У цьому документі слід визначити:

• Відповідальних осіб за закупівлю та видачу подарунків, а також за складання списків одержувачів;
• Обмеження щодо вартості та асортименту подарунків;
• Граничний вік дітей: Хоча законодавчо дитиною вважається особа до 18 років (ст. 6 СКУ), роботодавець самостійно встановлює цей ліміт;
• Одержувача подарунків: Вказується, хто офіційно отримує дохід: працівник-батько (мати) чи безпосередньо дитина. Більшість роботодавців визначають одержувачами працівників, щоб уникнути збору інформації про реєстраційні номери облікових карток платників податків (РНОКПП) їхніх дітей для звітності;
• Підтвердження віку: Вік дитини підтверджується копією свідоцтва про її народження, яке працівник подає разом із заявою про видачу подарунка;
• Операція придбання: Відповідальна особа складає кошторис, який затверджується керівником. Подарунки оприбутковуються на баланс підприємства на підставі первинних документів постачальника (накладних, чеків);
• Операція видачі та списання: Видача подарунків оформляється відомістю, складеною у довільній формі. Ця відомість є підставою для списання подарунків з балансу та нарахування доходу фізичним особам-одержувачам (працівникам чи дітям). У відомості зазначаються всі отримувачі. Може бути кілька відомостей, наприклад, на кожен окремий підрозділ. Поряд з цим видачу можна оформляти на кожного окремого отримувача звичайною накладною.

ПДФО та військовий збір

Вартість негрошових подарунків, яка не перевищує 25% мінімальної заробітної плати (МЗП), встановленої на 1 січня звітного року (у розрахунку на місяць), звільняється від ПДФО (пп. 165.1.39 ПКУ). У 2025 році МЗП становить 8000 грн, тому неоподаткована вартість подарунка — 2000 грн (8000 × 25%). З граничною сумою порівнюють загальну вартість усіх подарунків, отриманих фізособою протягом певного місяця.

Якщо вартість подарунків перевищує ліміт, сума перевищення включається до оподатковуваного доходу як додаткове благо (пп. 174.6 ПКУ) за ставкою 18%. Оскільки дохід надається у негрошовій формі, для визначення бази оподаткування до суми перевищення застосовується натуральний коефіцієнт (пп. 164.5 ПКУ). За ставки ПДФО 18% коефіцієнт становить 1,219512.

Якщо дохід (частина вартості подарунка) не обкладається ПДФО, з цієї суми не утримується і ВЗ (пп. 1.7 п. 16-1 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ). Із оподатковуваної частини вартості подарунка (перевищення ліміту) утримується ВЗ за ставкою 5%. При розрахунку ВЗ натуральний коефіцієнт не застосовується.

ПДФО і ВЗ перераховують до бюджету протягом 3 банківських днів, наступних за днем надання подарунка (пп. 168.1.4 ПКУ).

Єдиний соціальний внесок

ЄСВ не нараховується та не сплачується на вартість новорічних подарунків дітям працівників. Вартість таких подарунків не входить до фонду оплати праці (пп. 3.23 Інструкції зі статистики заробітної плати №5). Ця виплата також перелічена серед видів виплат, на які ЄСВ не нараховується (п. 8 розд. ІІ Переліку №1170).

ПДВ

Сума вхідного ПДВ, сплаченого при купівлі подарунків, включається до складу податкового кредиту за умови наявності зареєстрованої податкової накладної (ПН) в ЄРПН.

Безоплатна передача товарів є постачанням для цілей ПДВ-обліку (пп. 14.1.191 ПКУ). Тому на операцію безоплатної роздачі подарунків слід нараховувати ПДВ. Необхідно нарахувати податкові зобов'язання (ПЗ) виходячи з мінімальної бази оподаткування, якою є ціна придбання товару (пп. 188.1 ПКУ). Це означає, що слід скласти дві податкові накладні (п. 15 Порядку №1307):

• Перша: на договірну (нульову) вартість. Складається на неплатника (Тип причини «02»);
• Друга: на суму перевищення мінімальної бази (ціни придбання) над фактичною ціною постачання (Тип причини «15»).

Бухгалтерський облік

Податок на прибуток

Облік операцій з придбання та видачі подарунків здійснюється за правилами бухгалтерського обліку. Вартість виданих подарунків зменшує фінансовий результат до оподаткування, який є основою для визначення об'єкта оподаткування податком на прибуток (пп. 134.1.1 ПКУ). Для платників, які застосовують коригування на податкові різниці, коригувальна "подарункова" різниця, передбачена пп. 140.5.10 ПКУ, не виникає, оскільки подарунки видаються фізособам — платникам ПДФО. Інших різниць для розглядуваної ситуації не передбачено.

Відображення у звітності

Вартість подарунків відображається у додатку 4ДФ, але не відображається у додатку Д1.

Особливості 4ДФ

У графах 3а і 3 розділу І додатка 4ДФ сума оподатковуваної частини (ознака «126») обов'язково зазначається з урахуванням натурального ПДФО-коефіцієнта. В додатку 4ДФ вказується реєстраційний номер облікової картки платника податків тієї особи, яка визначена одержувачем доходу. Якщо видача оформлена на працівника-батька/матір (як це робить більшість підприємств), вказується його (її) код. Якщо видача оформлена безпосередньо на дитину, вказується код дитини за умови, що підприємство його зібрало.

Висновки:

1. ПДФО та ВЗ: неоподатковувана частина у 2025 році — до 2000 грн на місяць (25% від МЗП 8000 грн); перевищення оподатковується як додаткове благо — ПДФО 18% з натуральним коефіцієнтом 1,219512 та ВЗ 5% (без коефіцієнта);

2. ЄСВ: не нараховується взагалі, оскільки не входить до фонду оплати праці та прямо звільнено п. 8 Переліку №1170;

3. ПДВ: вхідний ПДВ включається до податкового кредиту; при видачі нараховуються податкові зобов'язання за мінімальною базою (ціна придбання), складаються дві податкові накладні («02» + «15»).