Нові правила засвідчення копій документів з 4 квітня 2026 року

З 4 квітня 2026 року в Україні суттєво оновилися вимоги до ведення діловодства, що безпосередньо впливає на роботу кадрових служб та бухгалтерів. Основною причиною змін став Наказ Міністерства юстиції України від 16.03.2026 №667/5, який вніс корективи до відомих «Правил організації діловодства та архівного зберігання документів...», затверджених Наказом Мін’юсту №1000/5.

Тривалий час у професійному середовищі точилися дискусії щодо необхідності проставлення слова «Копія» на документах. Це було пов’язано з тим, що у 2022 році під час чергового оновлення нормативної бази цю вимогу випадково або навмисно було вилучено з основного тексту Правил №1000/5. Як наслідок, виник правовий вакуум: одні підприємства продовжували маркувати документи за інерцією, інші — відмовилися від цього, що іноді призводило до визнання документів неналежним чином оформленими під час судових спорів чи перевірок Держпраці.

Наразі ситуацію остаточно врегульовано. Відповідно до оновленого абзацу 16 пп. 8 глави 11 розділу II Правил №1000/5, наявність відмітки «Копія» знову є обов’язковою умовою для належного засвідчення дублікатів та копій документів.

Де та як саме ставити відмітку?

Законодавець чітко визначив локацію: слово «Копія» має бути розташоване у правому верхньому куті першого аркуша документа. Важливо зауважити, що якщо документ складається з багатьох сторінок, маркувати кожну з них цією відміткою не потрібно — достатньо лише першої.

Щодо способу нанесення, то Наказ №667/5 не встановлює жорстких обмежень. Найбільш професійним та зручним варіантом є використання спеціального штампа. Проте, якщо на підприємстві він відсутній, ви можете зробити цей напис власноруч. Головна вимога в такому разі — чіткість та розбірливість (бажано використовувати друковані літери).

Які документи підпадають під нові правила?

Обов’язкове маркування стосується широкого спектра документації, зокрема:

1. Кадрових наказів (про прийняття на роботу, переведення, надання відпусток чи звільнення).

2. Документів військового обліку.

3. Копій особистих документів працівників, що зберігаються в особових справах (дипломи про освіту, свідоцтва, посвідчення на пільги тощо).

4. Будь-яких документів, що видаються працівникам на їхню вимогу або надсилаються стороннім організаціям за запитами.

Що робити з уже існуючими справами?

Оскільки відсутність цієї відмітки тепер може трактуватися як порушення правил діловодства, ми рекомендуємо провести внутрішній аудит поточних особових справ працівників. Якщо ви виявите копії документів, на яких відсутнє слово «Копія», варто проставити його зараз, щоб привести документацію у відповідність до чинних норм. Це допоможе уникнути претензій з боку контролюючих органів у майбутньому.

Водночас зверніть увагу: це правило не має зворотної сили для документів, які вже передані до архіву. Зокрема, особові справи звільнених працівників, що вже закриті та зберігаються в архівному підрозділі, переглядати та дооформлювати не потрібно.

Пам’ятайте, що належне оформлення копій — це не просто формальність, а юридичний захист вашого підприємства, адже правильно засвідчений документ має таку ж юридичну силу, як і оригінал у відповідних правовідносинах.

Висновки

1. З 4 квітня 2026 року відмітка «Копія» знову стала обов’язковим реквізитом для всіх копій службових та біографічних документів згідно з Наказом Мін’юсту №667/5.

2. Напис або штамп «Копія» слід розміщувати виключно у верхньому правому куті першої сторінки документа, незалежно від загальної кількості його аркушів.

3. Роботодавцям доцільно провести ревізію діючих особових справ та додати відсутні відмітки на копіях, проте архівні справи звільнених осіб залишаються без змін.

Читайте також: Відмітку «Копія» на документах вже ставимо по-новому: наказ Мін’юсту №667/5 набрав чинності 4 квітня 2026 р.