Несвоєчасне повернення спецодягу при звільненні: які наслідки?
При звільненні в кінці року працівник не повернув спецодяг (МНМА), термін використання якого ще не закінчився. Це з'ясувалося після здачі річної звітності (ТОВ - платник ПДВ). Спецодяг повернуто колишнім працівником в поточному році. Як облікувати повернення спецодягу і чи будуть податкові наслідки за несвоєчасне повернення спецодягу?
Придбаний спецодяг для працівників є власністю роботодавця, обліковуються як інвентар (або як МШП або як ОЗ (МНМА)) та підлягає обов’язковому поверненню працівниками. Вибір групи активів залежить від строку експлуатації спецодягу.
У випадку неповернення працівником при звільненні спецодягу, строк використання якого не закінчився, то:
1) працівник мав би компенсувати його вартість роботодавцю. При цьому ЄСВ не нараховується, ПДФО та ВЗ не утримуються.
2) роботодавець міг подарувати спецодяг працівнику. Тут у працівника виник би дохід (пп. 164.2.17 ПКУ) у вигляді додаткового блага у негрошовій формі (пп. 164.5 ПКУ), тобто базою оподаткування ПДФО була б вартість доходу, розрахована за звичайними цінами помножена на натуральний коефіцієнт (1,219512). Крім того, з цього доходу (без натурального коефіцієнта) потрібно було утримати ВЗ. Такий подарунок знайшов би відображення у Додатку 4ДФ за ознакою «126». Додаткові блага не належать до фонду оплати праці, тому ЄСВ на вартість спецодягу не нараховувалася. Також, в такій ситуації, виникли би і ПЗ з ПДВ (пп. 14.1.191 ПКУ, абз. 2 п. 188.1 ПКУ) та дві податкові накладні (за Порядком № 1307), які мали б бути зареєстровані в ЄРПН.
Оскільки, в даній ситуації, працівник повернув спецодяг (хоч вже і після звільнення), то таке повернення, без наслідків, можна відобразити як повернення з одночасною видачою цього спецодягу іншому працівникові, без виведення з експлуатації. Тобто відобразити повернення тільки в оперативному кількісному обліку та зробити відмітку в особистій картці (форма якої наведена в додатку 1 до Мінвимог № 1804 (п. 9 розд. ІІІ Мінвимог № 1804)) про своєчасне повернення спецодягу при звільненні.