Неповернутий аванс на відрядження у 2026 році: зарахування боргу (аудіоверсія)

Коротка відповідь

Ні, зменшувати (коригувати) суму авансу на нове відрядження на суму боргу за попереднім не можна. Законодавство не передбачає механізму взаємозаліку таких сум: невикористаний залишок попереднього авансу (104,86 грн) працівник має окремо повернути, а новий аванс підприємство повинно виплатити в повному обсязі.

Обґрунтування

1. Відсутність механізму взаємозаліку підзвітних сум

Кожне службове відрядження є окремою подією (господарською операцією), яка оформлюється окремим наказом керівника.

Чинне законодавство України не передбачає перенесення залишків коштів або зарахування невикористаного авансу за одним відрядженням у рахунок авансу на інше. Підпункт 170.9.3 ПКУ прямо встановлює імперативний обов'язок працівника повернути суму надміру витрачених (невикористаних) коштів суб'єкту господарювання, який їх видав.

2. Податкові ризики неповернення коштів

Якщо підприємство самовільно «скоригує» (зменшить) новий аванс, в обліку попередня заборгованість працівника (104,86 грн) фактично не буде погашена в порядку, визначеному податковим законодавством.

Відповідно до пп. 164.2.11 ПКУ, якщо працівник не поверне залишок коштів до закінчення місяця, наступного за місяцем завершення відрядження (до 31.10.2026 р.), ця сума набуває статусу оподатковуваного доходу (надміру витрачених коштів). У такому разі роботодавець зобов'язаний буде утримати:

• ПДФО за ставкою 18% із бази, обчисленої із застосуванням коефіцієнта 1,219512 згідно з п. 164.5 ПКУ;
• військовий збір за ставкою 5% від номінальної суми.

При цьому сплата зазначених податків усе одно не звільняє працівника від обов'язку повернути тіло боргу підприємству.

3. Форма виплати нового авансу та обмеження

Якщо новий аванс видається готівкою з каси

Згідно з п. 19 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні (постанова Правління НБУ від 29.12.2017 №148), видача готівкових коштів під звіт особі дозволяється лише за умови повного звітування та повернення залишку за раніше отриманими коштами. Видача нової готівки за наявності неповернутого залишку є порушенням правил касової дисципліни, за що посадовим особам загрожує адміністративний штраф за ст. 163-15 КУпАП (від 1 700 до 3 400 грн).

Якщо новий аванс перераховується на картку (безготівково)

Законодавство для небюджетних підприємств не забороняє перерахувати аванс на нове відрядження до закінчення граничного строку повернення попереднього боргу (якщо інше не встановлено внутрішнім Положенням про відрядження). Проте кошти нового авансу мають бути перераховані в повному розмірі, без утримання боргу.

Правильний алгоритм дій

Працівник вносить залишок невикористаного авансу за першим відрядженням у розмірі 104,86 грн до каси підприємства за прибутковим касовим ордером (або сплачує безготівково зі свого рахунку на поточний рахунок підприємства).

Підприємство виплачує працівникові новий аванс на наступне відрядження у повній сумі, визначеній кошторисом (наказом).