Неповернуті 1000 грн після відрядження у 2026 році: алгоритм дій та ризики за КЗпП і ПКУ (аудіоверсія)

Коротка відповідь

Порядок дій залежить від того, в якому місяці працівник завершив відрядження та яким способом видавався аванс.

Якщо граничний строк повернення коштів ще не сплив, працівник має повернути 1 000 грн до каси або на рахунок. Якщо строк вже минув — ця сума стає оподатковуваним доходом, із якого необхідно утримати ПДФО та військовий збір, але борг працівника перед підприємством при цьому не анулюється.

Варіант 1. Граничний строк повернення ще НЕ минув (відрядження завершилося у червні 2026 року)

Відповідно до пп. 170.9.3 ПКУ, якщо аванс надавався у безготівковій формі (на картку), підзвітна особа зобов’язана повернути суму невикористаних коштів до закінчення місяця, наступного за місяцем завершення відрядження.

Дії

Повідомити працівника про наявність залишку та прийняти 1 000 грн до каси (за ПКО) або на банківський рахунок підприємства до 31 липня 2026 року включно.

Наслідки

Якщо кошти повернено вчасно, жодних податкових наслідків та штрафів не виникає.

Варіант 2. Граничний строк повернення ВЖЕ минув (відрядження завершилося у травні 2026 року або раніше)

Якщо станом на 30.06.2026 р. граничний строк повернення прострочено, сума 1 000 грн згідно з пп. 164.2.11 ПКУ вважається надміру витраченими коштами та включається до оподатковуваного доходу працівника.

Алгоритм дій у цьому випадку

1. Розрахувати та утримати податки з найближчої виплати заробітної плати працівника:

• ПДФО (18%): обчислюється із застосуванням «натурального» коефіцієнта 1,219512 (п. 164.5 ПКУ).
• База оподаткування ПДФО = 1 000 × 1,219512 = 1 219,51 грн
• ПДФО = 1 219,51 × 18% = 219,51 грн
• Військовий збір (5%): утримується з номінальної суми боргу без застосування коефіцієнта.
• ВЗ = 1 000 × 5% = 50,00 грн
• Усього податків до утримання: 219,51 + 50,00 = 269,51 грн.

2. Відобразити дохід у звітності

У Додатку 4ДФ Податкового розрахунку відобразити суму доходу (1 219,51 грн) та утримані податки за ознакою доходу «118».

3. Стягнути тіло боргу

Оподаткування неповерненого авансу не звільняє працівника від обов'язку повернути самі 1 000 грн. Працівник повинен внести 1 000 грн до каси/на рахунок або надати письмову заяву про утримання цієї суми з його заробітної плати (ст. 127 КЗпП).

Важливо врахувати щодо способу видачі

• Якщо аванс видавався готівкою з каси, діє заборона видавати такій особі нову готівку під звіт до повного звітування та повернення залишку за попередньою видачею (п. 19 Положення №148);
• Зараховувати невикористаний залишок авансу за одним відрядженням у рахунок авансу на наступне відрядження законодавством не передбачено — ці операції мають проводитися окремо.