Не зняті добові з КПК у закордонному відрядженні: курс НБУ при виплаті
Працівник був у відряджені за кордоном 4 дні та не використав всю суму добових. У наказі зазначено, що для розрахунків та отримання добових (80 євро) працівник отримав корпоративну гривневу карту. При затвердженні авансового звіту потрібно виплатити працівнику не зняту з карти суму добових. Який курс НБУ використовувати при виплаті працівнику недоотриманих добових?
У пп. 170.9.1 ПКУ зазначено, що до оподатковуваного доходу не включаються також витрати на відрядження, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізособи (добові витрати), понесені у зв'язку з таким відрядженням, зокрема, для відряджень за кордон - не вище 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим НБУ, в розрахунку за кожен такий день.
Згідно з пп. 6 П(С)БО 21, сума авансу (попередньої оплати) в іноземній валюті, надана іншим особам у рахунок платежів для придбання немонетарних активів (запасів, основних засобів, нематеріальних активів тощо) і отримання робіт і послуг, при включенні до вартості цих активів (робіт, послуг) перераховується у валюту звітності із застосуванням валютного курсу на початок дня дати сплати авансу.
Тобто у разі видачі авансу в іноземній валюті витрати визнають на дату їх затвердження, але за курсом НБУ на дату авансу.
Тож, якщо у відрядженні працівник застосовує гривневу КПК, то надання такої картки відрядженому працівнику ще не означає власне передачі самих коштів. Ці кошти й надалі перебувають на рахунку підприємства і є його власністю аж до моменту зняття готівки з КПК у банкоматі. І лише після цього вони вважаються виданими під звіт.
Отже, суму добових, установлених в іноземній валюті, перераховують за курсом НБУ на день зняття відрядженим працівником готівки в банкоматі за кордоном за допомогою КПК.
Проте, у ситуації, що розглядається зазначено, що працівник не зняв всю належну йому суму добових із рахунку підприємства з використанням КПК, тому перерахунок добових у гривню здійснюється за курсом НБУ на день затвердження витрат на відрядження.