Купівля квитків корпоративною карткою для працівників: хто та коли звітує?

Для правильного визначення строків та відповідальних осіб необхідно розмежувати дві події: виконання цивільно-правової дії (купівля квитків) та власне відрядження.

Граничний термін звітування

Відповідно до пп. 170.9.3 ПКУ, строки подання підтвердних документів при використанні корпоративних платіжних інструментів (безготівкові розрахунки) залежать від події, яка відбулася:

а) завершення відрядження;

б) завершення виконання окремої цивільно-правової дії.

У вашій ситуації директор не є відрядженою особою. Він лише здійснив оплату (виконав цивільно-правову дію за дорученням підприємства). Ця дія вважається завершеною в момент здійснення розрахунку та отримання маршрут-квитанцій (серпень).

Тому застосовувати строк «до кінця місяця, наступного за місяцем завершення відрядження» (тобто орієнтуватися на повернення працівників у вересні) — ризиковано. Податківці можуть розцінити це як порушення строків, оскільки сам директор нікуди не їздив.

Операція купівлі (списання коштів) відбулася в серпні. А документальне підтвердження витрат має бути надане до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку завершує виконання окремої цивільно-правової дії (пп. «б» пп. 170.9.3 ПКУ).

Тому граничний термін подання документів директором — 30 вересня.

Причому хоча ПКУ дозволяє звітувати до кінця наступного місяця, з точки зору внутрішнього контролю та закриття періоду, бухгалтерії доцільно отримати документи від директора одразу після здійснення оплати (у серпні).

Хто має звітувати: директор чи працівники?

Тут діє правило: звітує той, хто розпоряджався коштами (використовував платіжний інструмент).

Таким чином, звітує Директор. Адже саме він, як держатель корпоративної картки, ініціював платіж і здійснив операцію від імені підприємства. Це узгоджується з п. 180 Положення про порядок емісії та еквайрингу платіжних інструментів (Постанова НБУ №164), де зазначено, що користувач несе відповідальність за здійснення операцій з використанням платіжного інструменту. Директор має надати до бухгалтерії документи, що підтверджують факт оплати (квитанцію платіжного термінала, виписку) та придбання квитків (маршрут-квитанції).

Причому якщо не виникло оподатковуваного доходу, подавати класичний «Звіт про використання коштів» (так званий авансовий звіт) не обов'язково, але надання переліку підтвердних документів є обов’язковим.

Що стосується працівників, то вони не отримували коштів під звіт на купівлю квитків, тому за цю суму не звітують. Після повернення з відрядження працівники подають звіт (або перелік документів) лише щодо тих витрат, які вони здійснювали особисто (добові, проживання, трансфер тощо).

Висновок:

• Відповідальний: Директор (як держатель картки, що здійснив транзакцію);
• Дата звітування: Безпечний граничний термін для директора — до 30 вересня. Чекати повернення працівників у даному випадку не варто.