Коригування маршруту та завдань працівників під час перебування у відрядженні (аудіоверсія)

Як найкраще скласти наказ на відрядження, якщо працівники вже перебувають у відрядженні на одному підприємстві (згідно з початковим наказом), але виникла необхідність терміново відрядити їх на інше підприємство в тому самому місті без повернення додому?

У даній ситуації найоптимальнішим варіантом є видання наказу про внесення змін до чинного наказу про відрядження (або видання наказу про його продовження та зміну маршруту/завдання).

Коригування умов відрядження

Роботодавець має право вносити зміни до вже виданого наказу про відрядження, якщо в процесі поїздки змінилися обставини: завдання, терміни або місце перебування.

Згідно з роз'ясненнями Міністерства фінансів України (наприклад, у листі від 14.05.2015 №31-08030-16-10/15972), будь-які коригування параметрів відрядження (як-от відкликання, продовження або зміна умов) мають обов'язково фіксуватися окремим розпорядчим документом (наказом) керівника.

Як оформити наказ

Оскільки працівники вже перебувають у відрядженні й не повертаються додому (до місця постійної роботи), оформлювати нове відрядження «з нуля» з поверненням не потрібно. Потрібно видати наказ про зміну маршруту та завдання відрядження

В наказі варто зазначити:

  • Посилання на первинний наказ про відрядження (його номер та дату);
  • Виробничу причину змін (наприклад, виникнення додаткової службової необхідності, завершення робіт на першому об'єкті тощо).

Нове місце призначення (назву другого підприємства у тому ж місті) та нове службове завдання.

Якщо через відрядження на інше підприємство збільшується загальний строк поїздки — вказати новий кінцевий термін відрядження та доручити бухгалтерії доплатити (перерахувати) додатковий аванс на добові чи проживання (згідно з ст. 121 КЗпП).

Ознайомлення працівників

Згідно з правилами електронного документообігу, ознайомити працівників з новим наказом можна дистанційно (шляхом направлення документа в електронному вигляді, месенджером або електронною поштою, за наявності — підписати КЕП).

Звітування

Після остаточного повернення працівники подадуть один загальний звіт про використання коштів (за наявності обов'язкових підстав для його подання згідно з пп. 170.9.4 ПКУ) та оригінали підтвердних документів щодо витрат на проїзд і проживання по всьому скоригованому маршруту.

Висновки

  • Оскільки працівники не повертаються до місця постійної роботи, оформлювати нове відрядження «з нуля» не потрібно. Керівник видає наказ про внесення змін до чинного наказу про відрядження, змінюючи (або розширюючи) маршрут, перелік підприємств та службове завдання;
  • У разі збільшення загального строку перебування працівників у поїздці через нове завдання, у наказі про зміни необхідно доручити бухгалтерії розрахувати та доплатити працівникам додаткову суму авансу на добові витрати та проживання;
  • Працівників ознайомлюють із наказом про зміни дистанційно (електронною поштою або месенджером).