Е-документообіг і дата первинки у 2026 році: ризики ПДВ, витрат і податкового кредиту (аудіоверсія)

На підприємстві застосовується електронний документообіг і дата складання первинного документа інколи не збігається з датою накладення КЕП. Наскільки реальним є ризик, що контролюючий орган вимагатиме визнавати витрати та податковий кредит за датою підписання, а не за датою складання документа, та які практичні дії допоможуть мінімізувати цей ризик?

Аналіз законодавства

Електронні документи мають таку ж юридичну силу, як і паперові варіанти. Їх використання регулюють закони №851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» та №2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги», а також норми Податкового кодексу (ПКУ) та Закону про бухоблік.

Відповідно до ст. 5 Закону №851, електронний документ — це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити. Його створення завершується накладанням електронного підпису. Згідно з ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік, первинні документи незалежно від форми повинні мати такі обов’язкові реквізити:

  • Дату складання;
  • Назву підприємства, від імені якого складено документ;
  • Зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру;
  • Посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення та оформлення операції;
  • Особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу.

Отже, первинний документ обов'язково містить дату його складання, яка не завжди є датою його підписання КЕП чи датою отримання документа контрагентом.

Позиція Мінфіну та ДПС

Позиція Міністерства фінансів щодо отримання первинки із запізненням полягає в тому, що господарські операції відображаються в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені (листи від 21.03.2023 №41010-07-5/7607 та від 26.12.2019 №35210-06-62/35178). Для облікових цілей вирішальною є не дата накладення КЕП, а дата здійснення господарської операції. Визнавати доходи і витрати саме в періоді їх виникнення вимагає також принцип нарахування (ст. 4 Закону про бухоблік).

Податківці дотримуються аналогічної думки. Південне міжрегіональне управління ДПС по роботі з ВПП зазначало, що операції можуть відображатися в обліку навіть за відсутності первинного документа від контрагента, якщо це передбачено графіком документообігу та оформлено самоактом або бухгалтерською довідкою. Згодом дані коригуються на основі отриманого оригіналу.

Крім того, пп. 187.1 ПКУ чітко визначає: для електронних документів датою оформлення документа, що засвідчує факт постачання послуг, вважається дата, вказана в ньому як дата складення, незалежно від дати накладення електронного підпису. Таким чином, розбіжність між датою документа і датою його підписання КЕП не призводить до недійсності первинки. Підпис лише ідентифікує особу, а не фіксує момент виникнення операції.

Практичні рекомендації

Уникнення ризиків невизнання первинного документа ґрунтується на правильному оформленні, підтвердженні реальності операції та грамотній організації ЕДО. Підприємствам доцільно застосувати такі заходи:

Закріпити правила ЕДО у внутрішніх документах

У наказі про облікову політику варто прямо вказати, що датою первинного документа є дата його складання, КЕП підтверджує лише погодження, а операції відображаються за датою їх фактичного здійснення;

Підтверджувати факт операції додатковими доказами

Збирайте сукупність підтверджень

платіжні доручення, складські квитанції, ТТН, табелі, накази чи листування сторін;

Встановити внутрішні строки підписання документів

Якщо підписання затримується на місяці, запровадьте оформлення службових записок, актів затримки або пояснень відповідальних осіб;

Фіксувати дату створення документа

Система електронного документообігу повинна зберігати історію створення, погодження та підписання файлу, що доведе його існування у відповідному звітному періоді;

Передбачити умови ЕДО в договорах

Фіксуйте з контрагентами використання КЕП, визнання документів дійсними з дати їх складання та можливість підписання після фактичного завершення операції.

Висновки

  • Електронні первинні документи мають таку ж юридичну силу, як і паперові, за наявності всіх обов’язкових реквізитів та КЕП;
  • Дата складання документа та дата накладення підпису можуть не збігатися, адже КЕП підтверджує особу підписанта, а не час здійснення операції;
  • Для бухгалтерського та податкового обліку визначальною є дата фактичного здійснення господарської операції;
  • Для мінімізації податкових ризиків бухгалтеру варто зафіксувати правила ЕДО у внутрішніх положеннях підприємства та мати додаткові докази реальності операцій.