Директор заправляє службове авто за власний кошт: що в обліку?

Директор сам заправляє службове авто у робочий час. Компенсація за пальне не буде проведена. Як відобразити в обліку цю операцію та оподаткувати?

Ключовим ризиком в даній ситуації для ТОВ є підтвердження факту використання автомобіля у господарській діяльності, зокрема, понесення витрат для його роботи, функціонування. Такими витратами для авто є використання пального, проходження техогляду, страховка, заміна шин, ремонт запчастин, мийка авто. Всі ці витрати підтверджуватимуть, що авто дійсно використовується.

І основним є саме рух пального. Адже якщо відсутній рух пального, тоді складно документально підтвердити використання автомобіля у господарській діяльності. Витрати на його обслуговування, ремонт, утримання тощо все одно будуть відображені в бухобліку і зменшать фінрезультат, а ось права на податковий кредит з ПДВ не буде.

Тому щоб уникнути додаткових запитань від податківців та захистити податковий кредит з ПДВ за придбаними запчастинами, витратами на техобслуговування, потрібно оприбуткувати пальне і відобразити його використання. Це можна зробити наступним чином:

  • якщо компенсації директору не буде, то пальне вважається безоплатно отриманим: Дт 203 Кт 718. Про це ми писали тут і тут. Безоплатно отримане пальне збільшить дохід, але така ж сума піде і на витрати, тому на фінрезультат це не вплине. Оскільки пальне – це підакцизний товар, можлива підвищена увага податківців до цієї операції;
  • якщо ще не вирішено, чи буде виплачуватися компенсація, то отримання пального відображаємо як придбання директором за власні кошти: Дт 203 Кт 372. В цьому варіанті підприємство вже вирішить: чи компенсувати, чи списати за сплином терміну позивної давності за відсутності компенсації. Про строки повернення та звітування ми писали тут. Якщо директор не надасть чеки на придбання пального, така компенсація буде оподатковуватись ПДФО та ВЗ.

***

Також пропонуємо матеріали: