Довіреність на управління бізнесом ФОП у 2026 році: податкові ризики та алгоритм дій (аудіоверсія)

Короткі висновки

• Якщо ФОП 1 підписує всі документи особисто: Жодних негативних наслідків немає. Наявність довіреності є правом, а не обов'язком делегувати підписи;
• Якщо ФОП 2 підписує документи замість ФОП 1 (імітуючи його підпис або використовуючи його КЕП): Це несе критичні податкові ризики (визнання правочинів недійсними, анулювання податкового кредиту/витрат у контрагентів) та юридичну відповідальність (за фактом підробки документів та незаконної передачі КЕП).

Обґрунтування та ризики

1. Повноваження та особистий підпис

Відповідно до пп. 19.1 ПКУ, особиста участь платника податків у податкових відносинах не позбавляє його права мати свого представника, так само як і участь представника не позбавляє самого платника права на особисту участь. Тому, якщо в договорах, актах та звітності вказано ФОП 1 і він особисто (власноруч або своїм КЕП) їх підписує, ситуація є абсолютно законною.

2. Ризики, якщо ФОП 2 підписує документи «під ім'ям» ФОП 1

Якщо ФОП 2 фактично здійснює підписи на папері замість ФОП 1 (підробка підпису) або підписує електронні звіти/договори особистим ключем ФОП 1:

Порушення правил використання КЕП

Передача особистого КЕП іншим особам суворо заборонена відповідно до Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги». Якщо податкова під час перевірки доведе факт передачі ключа (наприклад, ФОП 1 перебував за кордоном, а вхід у кабінет здійснювався з України), подану звітність можуть визнати недійсною.

Недійсність господарських операцій

Якщо в договорах та видаткових накладних/актах вказано «ФОП 1», але підписи візуально відрізняються або виконані іншою особою без посилання на довіреність, податкові органи під час перевірки контрагентів можуть визнати такі операції нереальними. На підставі ст. 203 ЦКУ, 215 угоди, підписані неуповноваженими особами, можуть бути визнані судом недійсними. Це призведе до донарахування податкових зобов'язань контрагентам ФОП 1.

Ризик прихованих трудових відносин

Систематичне ведення справ однією фізичною особою від імені іншої без належного цивільно-правового оформлення відносин між ними може бути розцінено ДПС чи Держпраці як неоформлені трудові відносини, що тягне за собою значні штрафи.

Як вийти з цієї ситуації?

Щоб легалізувати роботу та уникнути штрафів, виконайте такі кроки:

Крок 1. Нотаріально посвідчити довіреність

Згідно з п. 19.2 ПКУ, довіреність, видана платником податків — фізичною особою (зокрема ФОП) на представництво інтересів та ведення справ, пов'язаних зі сплатою податків, має бути нотаріально посвідчена. Звичайна письмова форма для податкових органів не підходить.

Крок 2. Правильно складати первинні документи та договори

ФОП 2 має діяти виключно як представник. У договорах та актах виконаних робіт (наданих послуг) має зазначатися:

«Фізична особа — підприємець [Прізвище, ім'я, по батькові ФОП 1] в особі представника [Прізвище, ім'я, по батькові ФОП 2], який діє на підставі нотаріально посвідченої довіреності від [дата] року за №[номер]...».

Підпис на таких документах ФОП 2 ставить власний, а не імітує підпис ФОП 1.

Крок 3. Налаштувати легальний підпис звітності

Щоб ФОП 2 міг законно підписувати та подавати звітність:

• ФОП 2 повинен мати власний особистий КЕП фізичної особи;
• Нотаріальну довіреність необхідно зареєструвати в контролюючому органі (подати копію через вікно обслуговування або через Електронний кабінет);
• Надіслати до ДПС «Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного підпису» (за формою F1391103), вказавши дані КЕП представника (ФОП 2) та делеговані йому права підпису звітності. Після цього ФОП 2 зможе підписувати звіти ФОП 1 своїм власним ключем.

Крок 4. Укласти договір між ФОПами

Щоб у контролюючих органів не виникло підозр у прихованих трудових відносинах, укладіть між ФОП 1 та ФОП 2 цивільно-правовий договір (наприклад, договір про надання послуг з управління бізнесом або агентський договір).

ФОП 2 повинен мати у своєму реєстрі платника єдиного податку від-повідний КВЕД (наприклад, 70.22 «Консультування з питань комер-ційної діяльності й керування»).

За цим договором ФОП 2 повинен офіційно виставляти рахунки ФОП 1 та отримувати оплату на свій банківський рахунок за надані послуги представництва.