Документальне оформлення та способи розрахунку авансу для працівників з окладною та погодинною оплатою праці (аудіоверсія)

Вимоги законодавства до розміру авансу

Згідно з ч. 3 ст. 115 КЗпП та ч. 3 ст. 24 Закону про оплату праці, розмір заробітної плати за першу половину місяця визначається колективним договором або нормативним актом роботодавця, але не може бути меншим від оплати за фактично відпрацьований час із розрахунку тарифної ставки (посадового окладу) працівника. Першою половиною місяця є фіксований період з 1 по 15 число.

Встановлення авансу у розмірі 60% посадового окладу є законним лише за умови, що працівник повністю відпрацював усі робочі дні за графіком з 1 по 15 число. Якщо ж працівник у цей період хворів, перебував у відпустці або був відсутній з інших причин, виплата фіксованих 60% призведе до переплати заробітної плати за невідпрацьований час.

Необхідні документи на підприємстві

Для законного нарахування та виплати заробітної плати за першу половину місяця роботодавцю необхідні такі первинні та облікові документи:

• Табель обліку використання робочого часу за першу половину місяця (з 1 по 15 число) є базовим документом як для погодинників, так і для окладників, оскільки саме він підтверджує факт виконання роботи та кількість відпрацьованих днів/годин;
• Розрахунково-платіжна відомість (або розрахункова відомість), де фіксується сума нарахованого авансу, утримані податки (ПДФО 18% та військовий збір 5%), нарахований ЄСВ (22%) і сума до виплати «на руки»;
• Документи на виплату: платіжні інструкції на перерахування податків/внесків та відомість/реєстр на виплату коштів через банк або видаткові касові ордери (у разі виплати готівкою).

Локальні акти підприємства

Конкретні правила, способи розрахунку та строки виплати обов'язково мають бути закріплені в:

• Колективному договорі або в окремому Положенні про оплату праці (погодженому з профспілкою чи уповноваженим представником трудового колективу);
• Правилах внутрішнього трудового розпорядку та наказі про облікову політику/наказі про строки виплати заробітної плати, де мають бути вказані фіксовані дати (наприклад, 22 число для авансу та 7 число для зарплати за місяць), а не часові діапазони.

Доцільність переходу на єдиний спосіб розрахунку

Уніфікація розрахунку за фактично відпрацьований час (і для окладників, і для погодинників) є найбільш доцільною та безпечною з таких причин:

• виключається ризик штучної переплати заробітної плати за невідпрацьовані дні працівникам на окладі (хвороба, відпустки, прогули);
• повністю нівелюється ризик штрафів за виплату авансу не в повному обсязі згідно зі ст. 265 КЗпП;
• бухгалтерська програма веде розрахунок за єдиним чітким алгоритмом на підставі проміжного табеля за 1–15 число.

Тож чи варто залишати два способи

Використовувати два способи можна, але практично зручнішим і безпечнішим є єдиний підхід: аванс за фактично відпрацьований час за 1–15 число. Він однаково застосовується і до окладників, і до погодинників, автоматично враховує відпустки, лікарняні та неповну зайнятість і зменшує ризик переплати.

Фіксовані 60% окладу можна залишити як мінімальну гарантію лише для працівників, які повністю відпрацювали першу половину місяця, але за наявності відсутностей суму слід перерахувати виходячи з фактичного часу.

Висновки

• Табель обліку робочого часу за 1–15 число обов'язковий: без нього неможливо підтвердити фактично відпрацьований час, розрахувати аванс погодинникам та перевірити правомірність виплати окладникам;
• Локальне закріплення умов: способи розрахунку та конкретні дати виплат обов'язково фіксуються в колективному договорі або Положенні про оплату праці;
• Розрахунок за фактично відпрацьований час є оптимальним: єдиний підхід усуває ризики переплат чи недоплат авансу і забезпечує суворе виконання вимог ч. 3 ст. 115 КЗпП.