Документальне оформлення роздачі гуманітарної (благодійної) допомоги неприбутковою організацією

Для неприбуткової організації належне документальне оформлення операцій з гуманітарною (благодійною) допомогою є не лише вимогою бухгалтерського обліку, а й ключовою умовою збереження статусу неприбутковості.

Відповідно до п. 133.4.2 ПКУ, доходи (прибутки) неприбуткової організації можуть використовуватися виключно на фінансування її утримання, а також на реалізацію цілей і напрямів діяльності, визначених установчими документами.

У процесі податкових перевірок контролюючі органи оцінюють повноту документального супроводу, зокрема послідовність підтвердження походження активів, цільового призначення, фактичної передачі та правильного відображення операцій в обліку.

У своєму роз’ясненні вони підкреслюють, що надання благодійної допомоги має підтверджуватися первинними документами, зокрема:

• листом-запитом (проханням) про надання допомоги або листом-пропозицією з отриманою згодою набувача;
• наказом керівника про надання допомоги;
• актом приймання-передачі товарів, робіт або послуг;
• платіжним дорученням — у разі перерахування коштів (п. 44.1 ПКУ, ст. 9 Закону №996).

Водночас такий перелік є мінімальним і не розкриває повною мірою, як організувати внутрішній документообіг так, щоб забезпечити належну доказову базу реальності операцій, їх цільового характеру та коректного відображення в обліку.

З урахуванням практики перевірок, доцільно вибудувати поетапну систему документування.

1. Етап підготовки (до роздачі допомоги).

Перед початком роздачі гуманітарної (благодійної) допомоги необхідно сформувати правові та організаційні підстави для здійснення операції, зокрема:

• лист-запит або лист-пропозиція

Якщо допомога надається юридичній особі, установі або органу місцевого самоврядування — доцільно мати лист-запит від отримувача із зазначенням виду, обсягу та цільового призначення допомоги.

Якщо допомога надається фізичним особам, вона може здійснюватися з ініціативи організації — у межах затвердженого проєкту, програми або статутної діяльності (ст. 3 Закону №5073).

• наказ (розпорядження) керівника

Наказ керівника є основним розпорядчим документом, що ініціює господарську операцію. У наказі доцільно зазначити:

- мету надання допомоги (з прив’язкою до статутних цілей);

- вид і обсяг допомоги;

- строки та місце роздачі;

- відповідальних осіб (матеріально відповідальних осіб, комісію, координатора);

- підставу (лист-запит, проєкт, рішення правління тощо).

Більш детально щодо оформлення наказу див. нашу консультацію "Безоплатна роздача продукції пожежникам та волонтерам: облік та оподаткування у надавача і отримувачів".

• накладна на внутрішнє переміщення

Для передачі ТМЦ зі складу відповідальній особі оформлюється накладна на внутрішнє переміщення (довільної форми), яка підтверджує зміну місця зберігання активів та відповідальної особи (п. 2.1 Положення №88, ст. 9 Закону №996).

2. Етап видачі (передачі) допомоги

На цьому етапі фіксується факт передачі майна або послуг безпосередньо набувачам:

• відомість роздачі допомоги (для фізичних осіб)

Відомість застосовується у разі масової роздачі (продуктові набори, гігієнічні комплекти тощо) і містить:

• ПІБ отримувача;
• реквізити документа (за наявності);
• підпис отримувача;
• дату отримання.

Якщо організація збирає персональні дані (ПІБ, контактні дані, РНОКПП), необхідно отримати згоду на обробку персональних даних (ст. 2, 6, 11 Закону №2297).

• акт приймання-передачі

Для передачі допомоги установам або при індивідуальній допомозі оформлюється акт приймання-передачі, який є первинним документом і підтверджує факт переходу майна (ст. 9 Закону №996, п. 44.1 ПКУ).

Акт повинен містити обов’язкові реквізити первинного документа та підписи сторін.

Якщо отримувачем допомоги є військовослужбовець, то для застосування пп. 165.1.54, пп. 170.7.8 ПКУ, він має надати документи, що підтверджують його статус, зокрема: посвідчення офіцерів та генералів, військовий квиток, а також довідка форми №5, 6 відповідно до Інструкції з діловодства у Збройних Силах України. Більш детально див. тут.

3. Етап звітності та списання (після роздачі)

Після завершення роздачі активи мають бути списані з балансу організації:

• звіт відповідальної особи

Звіт підтверджує:

• кількість отриманих зі складу ТМЦ;
• кількість фактично розданої допомоги;
• залишки, що підлягають поверненню на склад.

Такий звіт є внутрішнім підтвердним документом та використовується для узагальнення даних первинних документів.

• акт на списання гуманітарної допомоги

На підставі відомостей і актів приймання-передачі складається акт списання, який затверджується комісією та керівником. Саме на його підставі здійснюється бухгалтерське списання активів, зокрема проведення: Дт 949 — Кт 20, 22, 28 (залежно від виду активів).

• накладна на зворотне переміщення

Якщо частина допомоги не була роздана, вона повертається на склад за накладною на зворотне внутрішнє переміщення для подальшого обліку.

Висновки:

Документальне оформлення роздачі гуманітарної допомоги має охоплювати всі етапи: підготовка (наказ, лист-запит, внутрішня накладна), передача (акт приймання-передачі, відомість роздачі), звітність і списання (звіт відповідальної особи, акт на списання). Такий підхід забезпечує дотримання вимог бухгалтерського обліку й податкового законодавства та збереження статусу неприбутковості.

Військовослужбовець як отримувач допомоги повинен надати документ, що підтверджує його статус: військовий квиток, посвідчення офіцера/генерала або довідку форми №5/6. Це необхідно для підтвердження цільового характеру допомоги та застосування податкових пільг відповідно до пп. 165.1.54 та пп. 170.7.8 ПКУ.