Доходи і витрати ФОП на загальній системі у 2026 році: касовий метод і облік неоплачених товарів

Який принцип визнання доходів і витрат застосовує ФОП на загальній системі оподаткування: за фактом надходження/сплати коштів чи за первинними документами? Чи включаються до витрат товари, отримані від постачальника без фактичної оплати на момент обліку?

Коротка відповідь

Для ФОП на загальній системі оподаткування доходи та витрати визнаються виключно за касовим методом, але з додатковою умовою для витрат — вони мають бути безпосередньо пов'язані з отриманим доходом.

1. Доходи: за коштами чи за документами?

Дохід ФОП на загальній системі визначається виключно за касовим методом. Це означає, що дохід виникає в момент фактичного отримання грошей, а не в момент підписання накладної чи акта.

Дата визнання

День зарахування коштів на банківський рахунок або отримання готівки в касу (пп. 177.2 ПКУ).

Документи

Виписка банку або фіскальний чек є первинними документами для підтвердження дати доходу. Дата виписки накладної на момент виникнення доходу не впливає.

Що включається

Виручка в грошовій та негрошовій формі, а також суми штрафів, пені та інші доходи, пов'язані з діяльністю (пп. 177.2 ПКУ).

2. Витрати: за коштами чи за документами?

Для витрат діє складніше правило — поєднання касового методу та принципу відповідності доходу. Щоб включити суму до витрат, мають бути виконані три умови одночасно:

Оплата

Витрати мають бути фактично сплачені постачальнику (касовий метод).

Документи

Наявність підтвердних первинних документів (накладні, акти, платіжні інструкції, чеки).

Зв'язок з доходом

Витрати на придбання товару можна списати лише тоді, коли цей товар реалізовано і за нього отримано дохід (пп. 177.4.1 ПКУ).

3. Чи враховуються витрати на товар, отриманий без оплати?

Ні, не враховуються. Якщо ви отримали товар, продали його і отримали за нього гроші від покупця, але самі ще не розрахувалися з постачальником, ви не маєте права включати вартість цього товару до витрат.

Чому: Відповідно до пп. 177.2 ПКУ, об'єктом оподаткування є чистий дохід — різниця між виручкою та документально підтвердженими витратами. Податкові органи та судова практика трактують це як витрати, що були фактично понесені (сплачені) платником.

Наслідки: Якщо ви включите у витрати неоплачений товар, це буде розцінено як заниження бази оподаткування.

Важливий нюанс: Якщо заборгованість за отриманий, але не оплачений товар буде списана (наприклад, минув строк позовної давності або борг прощено), сума такої заборгованості включається до вашого доходу (пп. 177.2 ПКУ).

Резюме:

  • Дохід — тільки коли прийшли гроші;
  • Витрати — коли є документи + є оплата постачальнику + є дохід від продажу цього конкретного товару;
  • Неоплачений товар — у витрати не йде, поки не буде сплачений.