Чи треба проводити донарахування ЄСВ у разі перебування працівника у відпустці?

Відразу зазначимо, що якщо працівнику встановлено оклад, а не погодинна ставка, то і дотримуватися треба місячного мінімального розміру зарплати, а не мінімального розміру, встановленого за годину.

При цьому і Мінсоцполітики, і Мінекономіки у своїх рекомендаціях щодо норм тривалості робочого часу на певний рік, зазначають як робочі дні, так і робочі години. Наприклад, норми тривалості робочого часу на 2023 рік та на попередні роки, ви можете побачити тут. Облік робочого часу в табелі, за формою, рекомендованою Держстатом, теж ведеться у днях і годинах. Така точність необхідна для фіксації надурочних годин, неповністю відпрацьованих робочих днів (коли працівник з якоїсь причини відпрацював не 8 годин, а, наприклад 6) тощо.

Отже, коли, як зазначено в запитанні, норма нарахування встановлена у днях (а не в годинах), це може спричинити викривлення обліку робочого часу. Проте, як встановлювати таку норму і вести облік робочого часу, кожен роботодавець визначає самостійно. Якщо облік робочого часу, встановлений в днях, не порушує права працівника, передбачені КЗпП, то він теж має право на існування. Тож, далі розглядатимемо саме цей варіант.

Якщо працівник не відпрацював встановлену кількість робочих днів, через вихід у відпустку, тоді оплачують фактично відпрацьований час виходячи із кількості робочих днів, а не годин.

Адже оклад - це розмір основної зарплати за відпрацьовану норму робочого часу у конкретному місяці.

При п'ятиденному робочому тижні тривалість щоденної роботи (зміни) визначають правилами внутрішнього трудового розпорядку або графіки змінності.

Тож, наприклад, якщо у серпні працівник відпрацював 10 робочих днів замість встановлених за його графіком 23-х, то його зарплату можна рахувати шляхом множення денного заробітку на кількість відпрацьованих робочих днів протягом місяця. При цьому денний заробіток обчислюють шляхом ділення посадового окладу працівника на кількість робочих днів згідно з графіком роботи за серпень, тобто на 23.

Припустимо оклад працівника складає 7000,00 грн.

Зарплата за 10 робочих днів становитиме: 3043,48 грн ((7000,00 грн/ 23р.д.в міс.) х 10 р.д.)).

А що з ЄСВ?

Базою нарахування єдиного внеску для роботодавців є сума нарахованої кожній застрахованій особі заробітної плати за видами виплат, які включають основну та додаткову заробітну плату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, у тому числі в натуральній формі, та сума винагороди фізособам за виконання робіт (надання послуг) за цивільно-правовими договорами (п. 1 ч. 1 ст. 7 Закону про ЄСВ).

Розмір заробітної плати працівника за повністю виконану місячну (годинну) норму праці не може бути нижчим за розмір мінімальної заробітної плати (ст. 3-1 Закону про оплату праці).

Отже, якщо основний працівник відпрацював повний місяць, працедавець зобов’язаний нарахувати заробітну плату не нижче за мінімальну.

В даному випадку працівник відпрацював не повний місяцьчерез перебування у відпустці. В якій саме відпустці: основнійчи без збереження зарплати не зазначено, тому розглянемо обидва варіанти.

При перебуванні частину місяця працівника у щорічнійосновній відпустці для визначення суми доплати ЄСВ потрібно скласти частину заробітної плати отриманої, скажімо, за серпень 2023 р. (3043,50 грн) та суму відпускних, яка припала на серпень 2023 (наприклад, 3500,00 грн), щоб отримати сукупний місячний дохід (6543,50 грн), який і потрібно порівняти з МЗП (6700,00 грн). І якщо такий дохід виявиться менше МЗП, то різницю між ними (156,50 грн) слід відобразити в графі 18 Додатку 1 єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ за КТН «13» та донарахувати на неї ЄСВ – 31,30 грн (відобразивши в графі 20).

При перебуванні частину місяця у відпустці без збереження зарплати, діємо аналогічно, як із щорічною основною відпусткою, але порівняння відбуватиметься між МЗП та зарплатою за фактично відпрацьований час.

У випадку, якщо працівник є зовнішнім сумісником, то проводити доплату до мінімального розміру не потрібно, ставка єдиного внеску застосовується до визначеної бази нарахування незалежно від її розміру (ч. 5 ст. 8 Закону про ЄСВ).

Довідково: докладно вплив розміру мінімальної зарплати на оплату праці та інші виплати працівників, а також про оподаткування виплат працівникам ПДФО, ВЗ та ЄСВ у 2023 році, ми розглядали тут.