Чи потрібно вести касову книгу, якщо є Z-звіти ПРРО?
ТОВ на ЄП отримує в касу готівку за медичні послуги, а клієнту видає чек із ПРРО. Наприкінці дня робиться Z-звіт. Касир відносить готівку до банку. Банк видає квитанцію. У програмі 1С проводиться "Звіт про роздрібні продажі". Які документи необхідно зберігати у паперовому вигляді, окрім Z -звіту та квитанції банку? Чи потрібно ПКО, РКО та касова книга?
Для юросіб є чіткі вимоги до організації готівкових розрахунків і ведення касової дисципліни.
На виконання вимог п. 11 Положення №148, готівка, що надходить до кас, має оприбутковуватися в день її одержання в повній сумі. Ці вимоги розповсюджуються не тільки на РРО, але й на ПРРО.
Тож, оприбуткуванням готівки в касах установ/підприємств та їх відокремлених підрозділів, які проводять готівкові розрахунки із застосуванням РРО та з оформленням їх касовими ордерами і веденням касової книги, є здійснення обліку готівки в повній сумі її фактичних надходжень у касовій книзі на підставі прибуткових касових ордерів.
Приймання одержаної з банку готівки в касу та видача готівки з каси для здавання її до банку оформляються відповідними касовими ордерами (прибутковим або видатковим) з відображенням такої касової операції в касовій книзі (п. 29 Положення №148).
Вилучення готівки з місця здійснення готівкових розрахунків із застосуванням РРО або РК для здавання її до банку оформляється відповідними чеками РРО із виконанням операції "службова видача".
Підприємства відображають у касовій книзі усі надходження і видачу готівки в національній валюті (додаток 5). Підприємство (юридична особа), що має касу, веде одну касову книгу для обліку операцій з готівкою в національній валюті (без урахування кас відокремлених підрозділів). При цьому таке підприємство повинне мати облаштовану касу та зберігати в ній готівку (п. 38, 39 Положення №148).
За умови забезпечення належного зберігання касових документів підприємства мають право вести касову книгу в електронній формі за допомогою комп'ютерних засобів. Програмне забезпечення, за допомогою якого ведеться касова книга, повинне забезпечувати візуальне відображення і роздрукування кожної з двох частин аркуша касової книги («Вкладний аркуш касової книги» та «Звіт касира»), які за формою і змістом повинні відтворювати форму та зміст касової книги в паперовому вигляді. Контроль за правильним веденням касової книги покладається на головного бухгалтера або працівника підприємства, який на це уповноважений керівником (п. 41, 42 Положення № 148).
Що стосується Z-звітів ПРРО, то згідно з п. 1 розділу ІV Порядку застосування ПРРО потрібно щоденно засобами ПРРО створювати у електронній формі фіскальні звітні чеки/фіскальні звіти у разі здійснення розрахункових операцій та подавати їх до фіскального сервера засобами телекомунікацій.
Після передачі до фіскального сервера Z-звіту й отримання відповідного підтвердження від фіскального сервера, його зберігання відбувається за бажанням суб’єкта господарювання в зручний для нього спосіб.
Таким чином, окрім Z-звіту та квитанції про одержання/здавання коштів з/до банку, підприємству необхідно оформляти та зберігати ПКО та ВКО. Крім того, вести касову книгу (в паперовому або в електронному вигляді), поскільки це є його обов'язком, а не правом.