Чи можна виписати дублікат трудової книжки на підставі сканкопії втраченої?
Роботодавець втратив трудову книжку працівника, треба видати дублікат. Чи можна дублікат трудової книжки виписати за допомогою копії втраченої (копія втраченої була оцифрована і є в електронному кабінеті ПФУ) і в графі 4 дублікату писати «на підставі номера запису копії втраченої трудової книжки», а потім видати працівнику дублікат трудової книжки і завірену копію втраченої?
Дублікат трудової книжки видають у разі її втрати чи зіпсуття. Особа, яка загубила трудову книжку (вкладку до неї), зобов’язана негайно заявити про це роботодавцю за місцем останньої роботи (п. 5.1 Інструкції №58).
Не пізніше ніж 15 днів після заяви, а в разі ускладнення − в інші строки роботодавець має видати працівнику іншу трудову книжку з написом «Дублікат» у правому верхньому кутку першої сторінки. Дублікат трудової книжки або вкладку до неї заповнюють за загальними правилами.
Оскільки, працівник до влаштування на підприємство вже працював, то під час заповнення дубліката трудової книжки в розділ «Відомості про роботу» у графу 3 спочатку вносять запис про загальний стаж його роботи до влаштування на це підприємство, який підтверджується документами.
Загальний стаж роботи записують сумарно: зазначають загальну кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, у які періоди часу і на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.
Після цього загальний стаж, підтверджений належно оформленими документами, записують за окремими періодами роботи в такому порядку:
- у графі 2 зазначають дату прийняття на роботу;
- у графі 3 – найменування підприємства, де працював працівник, а також цех (відділ) і посада (робота), на яку було прийнято працівника.
Після цього у графі 2 записують дату звільнення, а у графі 3 − причину, якщо в поданому працівником документі є такі дані.
У графі 4 зазначають найменування, дату і номер документа, на підставі якого виконано відповідні записи в дублікаті.
Зверніть увагу, якщо документи не містять повністю зазначених вище даних про роботу в минулому, до дубліката трудової книжки вносять тільки ті дані, що є в документах.
Аналізуючи вищезазначене, робимо висновок, що законодавством не передбачено виписування дубліката трудової книжки роботодавцем на підставі її сканкопії. Проте сканкопія допоможе роботодавцю підтвердити та вірно підрахувати стаж працівника та зорієнтувати працівника за колишніми місцями роботи для звернення й отримання копій підтвердних документів (наказів чи довідок) про прийняття/переведення/звільнення, щоб правильно внести записи про роботу працівника в дублікат ТК.