Безоплатна роздача брендованих футболок ІТ-компанії у 2026 році: документи та податкові наслідки

ІТ-компанія закуповує футболки, наносить на них власний логотип та безоплатно розповсюджує їх серед відвідувачів і партнерів як рекламні сувеніри. Які первинні документи потрібно оформити для обліку придбання, нанесення логотипу та безоплатної роздачі футболок у бухгалтерському та податковому обліку, які зразки таких документів варто використати та які податкові наслідки (податок на прибуток, ПДВ) виникають у 2026 році при такій рекламній операції?

Коротка відповідь

Розповсюдження брендованих футболок серед відвідувачів та партнерів розглядається як рекламна акція. Для обліку можна оформити наказ про проведення заходу, кошторис та акт списання; податкові наслідки залежать від можливості ідентифікації отримувачів (ПДФО/ВЗ) та включення вартості до собівартості послуг (ПДВ).

Обгрунтування

1. Документальне оформлення

Оскільки типової форми для таких операцій немає, документи складаються у довільній формі з дотриманням обов'язкових реквізитів первинного документа, визначених у ч. 2 ст. 9 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

Орієнтовний пакет документів:

  • Наказ керівника про проведення рекламної акції (вказується мета — просування бренду, терміни та відповідальні особи);
  • План (програма) заходу та Кошторис витрат (зазначається кількість футболок та їх вартість);
  • Накладна на внутрішнє переміщення футболок зі складу до місця роздачі;
  • Акт про списання безоплатно розповсюджених товарів (складається після завершення акції комісією).

2. Зразки (структура) документів

Зразок Наказу (фрагмент):

«З метою популяризації бренду [Назва компанії] та залучення нових клієнтів, НАКАЗУЮ: 1. Провести рекламну акцію у період з... по... 2. Відповідальній особі [Прізвище] забезпечити роздачу брендованих футболок у кількості 100 шт. відвідувачам офісу. 3. Бухгалтерії списати витрати на підставі звіту та акта списання».

Зразок Акта списання (обов'язкові поля):

  • Назва документа: «Акт на списання ТМЦ (рекламна продукція)»;
  • Дата та місце складання;
  • Склад комісії;
  • Зміст операції: «Списання футболок з логотипом, використаних під час рекламної акції згідно з Наказом №...»;
  • Кількість, ціна, сума;
  • Підписи відповідальних осіб.

3. Податкові наслідки

Податок на додану вартість (ПДВ)

Безоплатна передача товарів є постачанням (пп. 14.1.191 ПКУ).

База оподаткування

Не може бути нижчою за ціну придбання футболок (пп. 188.1 ПКУ).

Оформлення

Потрібно скласти дві податкові накладні: одну на «0» (отримувачу), другу — на суму перевищення ціни придбання над нульовою ціною (собі залишається);

Важливо!

Якщо вартість футболок включена до вартості інших оподатковуваних операцій (наприклад, у ціну ІТ-послуг) і це обґрунтовано калькуляцією, додаткові ПЗ з ПДВ не нараховуються.

ПДФО та Військовий збір (ВЗ)

Без персоніфікації

Якщо футболки роздаються масово (відвідувачам) і неможливо встановити конкретного отримувача, об'єкт оподаткування ПДФО та ВЗ не виникає.

З персоніфікацією

Якщо футболка передається конкретному партнеру (фізособі) і це зафіксовано документально, її вартість може вважатися додатковим благом (пп. 164.2.17 ПКУ). У 2025-2026 роках діє пільга: подарунки вартістю до 25% мінімальної зарплати (на 1 січня звітного року) не оподатковуються ПДФО. Військовий збір становить 5%.

Податок на прибуток

Операція відображається за правилами бухобліку: витрати на рекламу списуються на збут (рахунок 93).

Для «високодохідників»: якщо отримувач — неприбуткова організація або неплатник податку на прибуток, може виникнути потреба у збільшенні фінрезультату згідно з пп. 140.5.9 чи пп. 140.5.10 ПКУ.

Бухгалтерський облік

  • Дт 209 — Кт 631: придбання футболок;
  • Дт 209 — Кт 631 (або 23): витрати на нанесення логотипу (капіталізація витрат у вартість товару);
  • Дт 93 — Кт 209: списання вартості футболок під час роздачі на підставі Акта.