Авансовий звіт із порушенням строків: коли виникає ПДФО?

Для правильного вирішення ситуації необхідно чітко розмежувати дві моделі:

1. кошти видавалися під звіт (був аванс);
2. працівник витрачав власні кошти (авансу не було).

Саме від цього залежить наявність податкових наслідків.

Варіант 1. Кошти видавалися під звіт (був аванс)

Відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ, якщо працівник не подав авансовий звіт у встановлений строк (до закінчення місяця, наступного за місяцем завершення відрядження або виконання доручення), сума виданого авансу визнається оподатковуваним доходом (додатковим благом).

У такому випадку неповернена вчасно сума стає об’єктом оподаткування ПДФО (18%) та військовим збором (5%).

Відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ, податок має бути утриманий за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу особи (після його оподаткування) за відповідний місяць. Якщо суми доходу недостатньо — за рахунок доходів наступних місяців до повної сплати.

Сума доходу відображається у додатку 4ДФ до Розрахунку з ознакою доходу «118».

Важливо:

• навіть якщо працівник пізніше надасть звіт або поверне кошти, факт прострочення вже створює податкові наслідки;
• роботодавець не має права утримувати з заробітної плати працівника неповернені кошти за результатами відрядження без його письмової заяви та відповідного наказу (розпорядження) (ст. 127 КЗпП).

Відображення в обліку

• Дт 372 — Кт 301/311 -надано аванс працівнику;
• Дт 661 — Кт 641/642 – утримано ПДФО та військовий збір із заробітної плати у зв’язку з несвоєчасним поданням авансового звіту;
• Дт 20, 22, 92 — Кт 372 – затверджено звіт із запізненням.

Якщо податки не нараховано та не утримано вчасно, то підприємство чекає:

• штраф за ст. 125-1.2 ПКУ за ненарахування та/або неутримання, та/або несплата (неперерахування), та/або нарахування, сплата (перерахування) не в повному обсязі ПДФО та ВЗ (10% суми податку, що підлягає нарахуванню та/або сплаті до бюджету, а якщо дії визнають навмисними — 25%);
• пеня за кожний день прострочення (ст. 129 ПКУ).
• адміністративний штраф на посадових осіб (ст. 163-4 КУпАП).

Варіант 2: аванс не видавався (працівник витратив власні кошти)

У цьому випадку відсутній об’єкт для застосування пп. 170.9.1 ПКУ, оскільки працівник не отримував кошти від підприємства і витрачав власні.

Отже, дохід у працівника не виникає і, відповідно, ПДФО і ВЗ не нараховується. Навіть якщо звіт подано із запізненням — податкових наслідків немає. У цьому випадку підприємство затверджує авансовий звіт, перевіряє підтвердні документи та виплачує компенсацію.

Висновки

Якщо був аванс, прострочення авансового звіту призводить до виникнення оподатковуваного доходу (ПДФО + ВЗ), який не анулюється навіть після подання звіту.

Якщо аванс не видавався і працівник здійснив витрати за власні кошти, компенсація таких витрат не визнається доходом і не оподатковується, за умови що вони пов’язані з господарською діяльністю підприємства, незалежно від порушення строків подання звіту.

Повернення коштів можливе в обох випадках, але податкові наслідки залежать саме від факту видачі авансу.

Читайте також:

• Оплата корпоративною карткою представницьких витрат: оформлення, оподаткування, штрафи
• Строки повернення та звітування за авансом на відрядження