Для громадян, які втратили або пошкодили важливі документи, існує чітка процедура їх повторного отримання. Вона регулюється законами України та забезпечує зручний доступ до державних реєстрів через відділи ДРАЦС або Портал Дія. Нижче викладені ключові моменти, які стосуються процесу повторної видачі свідоцтв про реєстрацію актів цивільного стану.
Порядок повторної видачі документів про державну реєстрацію актів цивільного стану регламентовано Законом України “Про державну реєстрацію актів цивільного стану”, розділом I Правил державної реєстрації актів цивільного стану в Україні” від 18.10.2000 р. № 52/5 (у редакції наказу Мін’юсту 24.12.2010 р. № 3307/5 зі змінами), Порядком ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян, затвердженим постановою КМУ від 22.08.2007 N 1064, та Інструкцією з ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян, затвердженою наказом Мін’юсту від 24.07.2008 р. № 1269/5.
Повторна видача свідоцтва про державну реєстрацію акту цивільного стану, оригінал якого було вкрадено, загублено, пошкоджено чи знищено, здійснюється відділами державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичними представництвами та консульськими установами України на підставі актового запису цивільного стану за заявою особи, щодо якої складено запис, батьків, усиновлювачів, опікунів, піклувальників, представника закладу охорони здоров’я, навчального або іншого дитячого закладу, де постійно перебуває дитина, органу опіки та піклування.
Свідоцтво про державну реєстрацію акта цивільного стану повторно видається за наявності паспорта (паспортного документа) заявника.
Свідоцтва про народження дітей повторно видаються їх батькам і усиновителям.
В умовах воєнного стану та протягом одного року з дня його припинення або скасування видача документів про державну реєстрацію народження фізичної особи та її походження здійснюється з урахуванням таких особливостей: отримати свідоцтво про народження повторно та/або витяг з Реєстру про державну реєстрацію народження незалежно від дати проведення державної реєстрації народження фізичної особи та її походження мають право батьки дитини (один з них), баба, дід, повнолітні брат та сестра, тітка, дядько, мачуха, вітчим дитини або їх представник, що діє на підставі нотаріально посвідченої довіреності чи одного з документів, що посвідчують повноваження відповідно до Закону України «Про адвокатуру та адвокатську діяльність», а також Уповноважений Верховної Ради України з прав людини особисто або через свого представника.
Особі, позбавленій батьківських прав, свідоцтва про народження дітей повторно не видаються.
Після припинення шлюбу внаслідок його розірвання свідоцтва про шлюб повторно не видаються. У таких випадках на письмове прохання заявників відділ державної реєстрації актів цивільного стану видає витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про шлюб щодо підтвердження дошлюбного прізвища.
Свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану можуть повторно видаватись представнику особи, яка має право на повторне отримання свідоцтва про державну реєстрацію акту цивільного стану, у разі подання довіреності, посвідченої відповідно до Закону України «Про нотаріат», або документа, що посвідчує повноваження такого представника, відповідно до Закону України «Про адвокатуру та адвокатську діяльність». Під час пред’явлення адвокатом ордера до нього обов’язково додається копія договору про надання правової допомоги, засвідчена у встановленому законодавством порядку.
Особам, які звернулися до відділу державної реєстрації актів цивільного стану особисто, свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану повторно видаються того самого дня за умови пред’явлення ними паспорта або паспортного документа.
Державне мито за повторне отримання свідоцтва про державну реєстрацію акта цивільного стану складає 0,51 грн. За бажанням заявників, відділами ДРАЦС надаються платні послуги, розмір яких затверджено наказом Міністерства юстиції України та є єдиними по всій території України.
Крім того, фізична особа по досягненні 16-річного віку має право на отримання витягу з Реєстру стосовно відомостей про себе та про своїх родичів за умови пред’явлення документа, що підтверджує його особу або родинні стосунки.
Витяг з Реєстру про державну реєстрацію народження дитини може видаватися її батькам та усиновлювачам (незалежно від віку дитини), а також опікунам, піклувальникам, адміністрації закладу охорони здоров’я, навчального або іншого дитячого закладу, де постійно перебуває дитина. У цьому разі зазначений витяг представникові відповідного закладу видається за умови пред’явлення ним довіреності, паспорта або паспортного документа.
Батькові, матері, усиновлювачеві дитини, які позбавлені батьківських прав, витяг про державну реєстрацію народження дитини не видається.
Право на отримання витягу з Реєстру мають представники фізичної особи.
Витяг з Реєстру про державну реєстрацію смерті видається:
– другому з подружжя, а також батькам, дітям, братам, сестрам, онукам, дідові, бабі та іншим родичам померлої особи за умови пред’явлення документів, що підтверджують особу, родинні чи сімейні стосунки;
– спадкоємцям померлої особи, якщо родинні стосунки та/або право на спадкування підтверджуються документально, за умови пред’явлення паспорта або паспортного документа;
– особі, що згідно з договором особистого страхування життя, укладеним у фінансовій установі, утвореній відповідно до Закону України “Про страхування”, є вигодонабувачем, за умови пред’явлення договору, паспорта або паспортного документа;
– особі, що згідно зі спадковим договором є вигодонабувачем, за умови пред’явлення договору, паспорта або паспортного документа;
– банку або іншій фінансовій установі, яка має ліцензію на надання коштів у позику, зокрема на умовах фінансового кредиту, за умови пред’явлення відповідного договору або іншого документа, що згідно із законодавством підтверджує наявність заборгованості померлої особи, а також документів, які підтверджують особу та повноваження керівника чи представника банку або іншої фінансової установи;
– особі, що є власником або користувачем земельної ділянки, суміжної із земельною ділянкою сільськогосподарського призначення спадкодавця, за умови пред’явлення відомостей про кадастрові номери земельної ділянки спадкодавця та суміжної земельної ділянки, паспорта або паспортного документа.
Для отримання витягу з Реєстру реєстраторові подається заява, до якої додається документ про внесення плати за видачу витягу з Реєстру, яка складає 73 грн.
Для спрощення процедури отримання повторних документів громадянами з липня 2022 року успішно працює проєкт Міністерства юстиції України щодо повторної видачі документів за допомогою єдиного порталу державних послуг Дія з накладенням електронного підпису, який базується на кваліфікованих сертифікатах електронного підпису.
Фізичні особи через Портал Дія за допомогою особистого кабінету та при наявності Електронного цифрового підпису можуть замовити документи про державну реєстрацію актів цивільного стану, заповнивши відповідну заяву та сплативши державне мито в розмірі 0,51 грн, якщо замовляють свідоцтво повторно та 73 грн, якщо замовляють витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян.
У разі повторного замовлення свідоцтв чи витягів з Реєстру необхідно додавати скан-копії документів, які посвідчують особу заявника, стосовно найближчих родичів чи через представника, потрібно додати скан-копії документів, що підтверджують родинні стосунки, а також документів, які підтверджують повноваження представника.
Протягом 3-х робочих днів працівник ДРАЦС опрацьовує отриману від заявника заяву та видає замовлений документ, який можна отримати за вибором заявника або у відділі ДРАЦС або засобами поштового зв’язку коштом заявника за допомогою кур’єрського доставлення Укрпошти.
Замовлені документи може отримали лише заявник.
Наголошуємо на тому, що доставлення не здійснюється за кордон, лише на території України.