Важливо розуміти, що повністю уникнути обшуків неможливо, але завчасна багаторівнева підготовка може суттєво мінімізувати негативні наслідки для компанії.
1. Ідентифікація ризиків
Обшуки – явище не раптове. Їм завжди передує ряд ознак, що вказують на зростаючий інтерес правоохоронних органів до вашого бізнесу. Вчасне розпізнавання таких ознак дозволяє перейти до першого етапу підготовки — ідентифікації ризиків, розглянемо основні:
- Співпраця з бюджетними установами чи участь у держзакупівлях: завжди привертає увагу правоохоронних органів через можливість корупційних схем.
- Кримінальні справи щодо контрагентів: високий ризик, що слідство зацікавиться й вашою компанією. Особлива увага до справ щодо ухилення від сплати податків, шахрайства, нанесення збитків державі в результаті виконання державного замовлення, відмивання коштів чи злочинів проти національної безпеки.
- Недобросовісна конкуренція: ризик «замовних» обшуків з боку конкурентів, що мають зв’язки в правоохоронних органах, з метою дискредитації, отримання інформації чи паралізації вашого бізнесу.
- Запити документів, отримання повісток від правоохоронців або підозрілі візити сторонніх осіб: персонал, включно з рецепцією, повинен бути навчений негайно інформувати керівництво про такі випадки.
! Якщо ви помітили одну чи кілька описаних ознак, майже напевне, візит з обшуком — є лише питанням часу
2. Підготовка ДО обшуку
Інформація цього розділу є обов’язковою до ознайомлення та впровадження кожним відповідальним бізнесом — незалежно від його розміру, того, чи ви у зоні ризику, чи ні. У сучасних реаліях готовність до обшуку — маркер професійного підходу до ведення справ. Нижче — покрокова інструкція, що допоможе забезпечити належний рівень підготовки.
2.1. Юридичний захист:
- Приберіть з приміщення цінні речі: гроші, коштовності, установчі документи, печатки, штампи, державні контракти, нотаріально посвідчені копії та оригінали документів та дорогу техніку;
- Приберіть речі, що можуть дискредитувати вас, або підприємство при неправильному тлумчанні їх застосування органами досудового розслідування;
- Розясніть права та обов’язки співробітників при проведенні обшуку, зокрема те, що речі що є особистими і не стосуються кримінального провадження не можуть бути вилучені, до прикладу особисті грошові кошти співробітників, або технічні прилади та інше;
- Налаштуйте систему корпоративної безпеки: кожен працівник повинен знати свою роль у випадку проведення слідчих дій та діяти за встановленим планом;
- Укладіть договори з адвокатами: важливо, щоб договір з адвокатом підписала кожна ключова особа в компанії: директор, фінансовий директор, технічний директор, головний бухгалтер тощо;
- Скористайтесь послугами юридичних фірм з підготовки підприємства до обушку;
- Залучіть аналітика, який відстежуватиме зовнішню інформацію щодо потенційних загроз для бізнесу;
- Відстежуйте судові рішення щодо партнерів: якщо правоохоронці вилучили документи вашого контрагента, дуже ймовірно, що наступними будете ви;
- Розробіть зрозумілу та доступну інструкцію дій під час обшуку, регулярно проводьте тренінги та симуляції для персоналу.
2.2. Технологічний захист:
- Запровадьте інструкції з цифрової безпеки: використовуйте хмарні сервіси, складні паролі (літери, цифри, символи) та регулярно їх оновлюйте, обмежуйте доступ до важливих даних;
- За можливості залучіть спеціаліста для перевірки всіх корпоративних систем, сховищ, пошти та Wi-Fi-мережі на вразливість.
! Кібербезпека — важлива. «Слабкий» пароль Wi-Fi може відкрити доступ до всіх компʼютерів компанії, підключених до мережі, та до інформації на них;
- Використовуйте хмарні сервіси, щоб захистити інформацію від фізичного вилучення техніки;
- Застосовуйте шифрування та захищені канали зв’язку;
- Впровадьте «пісочницю» — систему перевірки сторонніх програм на наявність шкідливого ПЗ;
- Налаштуйте можливість дистанційної роботи, щоб обшук або блокування офісу не зупинили діяльність компанії;
- Під час обшуку негайно вимикайте техніку. Всі важливі дані мають бути заздалегідь зашифровані та перенесені в хмарні сховища;
- Інструктуйте всіх співробітників, включаючи персонал рецепції та прибиральників, щодо їхніх дій у випадку обшуку;
- Дотримуйтесь політики «чистого столу»: непотрібні папери та чернетки – у шредер, телефони, носії інформації – не тримати на столі;
- Не зберігайте важливі документи й бухгалтерські матеріали в одному приміщенні з персоналом, а також у приміщеннях, юридично закріплених за підприємством;
Технологічний та юридичний захист є основою запобіжної стратегії, але перша лінія оборони компанії — це ваш персонал. Адже важливу інформацію правоохоронці можуть отримати не лише шляхом вилучення, а й безпосередньо від ваших працівників. Тому важливо мотивувати співробітників, регулярно їх навчати та підтримувати високий рівень їхньої лояльності.
! Комплексний підхід до підготовки ДО обшуку дозволить вашому бізнесу зменшити потенційні ризики та наслідки неочікуваного візиту в рази. Залучення спеціалістів, контроль якості їх роботи, навчання працівників — окремий пул роботи, який можна делегувати професіоналам. В Україні такі послуги надають бізнес-асоціації з юридичними відділами та юридичні компанії.
3. Як діяти під час обшуку?
У цьому розділі ми детально опишемо порядок дій керівництва та працівників підприємства під час обшуку. Якщо ви вчасно реалізували рекомендації з попередніх розділів, то зараз ви спокійні: обшук хоч і неприємна, але передбачувана ситуація, до якої ви належним чином підготовлені. Слідування рекомендаціями нижче – дозволяє звести негативні наслідки до мінімуму.
Отже, під час обшуку:
- Заздалегідь навчений персонал негайно повідомляє керівництво та адвокатів;
- Необхідно перевірити документи правоохоронців: посвідчення та ухвалу суду, зафіксувати реквізити. Перекотися у правильності зазначених даних (адреса, назва компанії, повноваження слідчого чи прокурора, печатка суду та підпис судді, дата). Якщо є сумніви або порушення – викликати поліцію;
- Отримати ухвалу, зазначити на ній дату та час отримання, вимагати проведення відеофіксації та присутності адвоката (якщо він ще не прибув);
- Всю комп’ютерну техніку вимкнути негайно, особисті речі тримати при собі;
- Контролювати дії правоохоронців і понятих: не залишати їх без нагляду;
- Недопускати повторний обшук одного і того ж приміщенн – зачиняти двері одразу після огляду;
- Фіксувати всі дії та порушення правоохоронців на фото чи відео, але не заважаючи їхній роботі;
- Уважно оформити протокол обшуку: мають бути чітко зазначені реквізити всіх вилучених речей та документів, вписані всі зауваження;
- Не підтверджувати належність знайдених речей: уникати будь-якого контакту з речами, які могли бути підкинуті (зокрема зброя чи боєприпаси);
- Поведінка: зберігати спокій, не чинити опору, не намагатися приховати чи знищити документи або предмети, не вступати у розмови, не давати пояснень без присутності адвокатів, слухати та виконувати поради адвокатів;
- Якщо вилучають цінні, крихкі речі — ви можете допомогти їх належно пакувати;
- Отримати копію протоколу наприкінці: ознайомитись з документом, зафіксувати всі зауваження та внети їх до протоколу.
4. Як захистити репутацію?
На цьому етапі обшук або вже завершився, або ще триває, і навіть якщо його наслідки мінімальні завдяки комплексній підготовці, факт залишається фактом: компанія опинилася під підозрою в порушенні закону чи співучасті.
Особливо серйозні репутаційні ризики містять кримінальні провадження за «токсичними» статтями, такими як ст. 111-2 ККУ (пособництво державі-агресору), яку потенційно можна інкримінувати будь-якому релокованому бізнесу. Репутація компанії та її керівництва — під загрозою. Нижче наведено чіткий алгоритм, який допоможе бізнесу захистити репутацію та зберегти довіру партнерів, контрагентів та суспільства загалом.
4.1. Ключові правила інформаційного захисту під час кризи:
- Оперативність: важливо діяти в перші 24 години. Якщо ви не повідомили свою версію подій – буде поширена інша;
- Попередня підготовка: розробіть типовий план антикризової комунікації;
- Ключові повідомлення: підготуйте тексти меседжів заздалегідь;
- Залучіть союзників: клієнтів, партнерів, бізнес-асоціацій;
- Будьте постійно на зв’язку: оперативно реагуйте на ситуацію в медіа, комунікуйте;
- Правдивість. Уникайте неправдивої інформації;
- Максимальна активність. Використовуйте всі доступні канали комунікації, якими користувалися до кризи;
- Охопити всіх стейкхолдерів: клієнтів, партнерів, працівників та медіа;
4.2. Типові помилки під час антикризової комунікації:
- Мовчання — формує негативний образ вашої компанії;
- Керівник компанії має відкрито комунікувати з громадськістю, не уникаючи контактів із пресою;
- Не використовуйте рекламні платформи ЗМІ для поширення інформації – до них мінімальний рівень довіри.
Антикризовий менеджмент — це тонка наука, яка в Україні тільки набирає популярності, хоча вже десятиліттями є стандартною практикою в консалтингу США та Європи. Делегування захисту власної репутації та репутації бізнесу в інформаційному просторі професіоналам — це розумне та відповідальне рішення, що гарантує збереження доброго імені та іміджу підприємства. Комплексну антикризову підтримку сьогодні ефективно надають досвідчені юридичні компанії та бізнес-асоціації.
Отже, обшук — це явище, від якого неможливо бути захищеним на 100%, але від вашої готовності залежить, наскільки серйозними будуть його наслідки. Системна підготовка, юридичний захист, надійна технологічна інфраструктура, свідомий і навчений персонал, а також чітка антикризова комунікація — це фундамент виживання сучасного бізнесу.
! Ціна занадто висока — готуйтесь до обшуку заздалегідь.