Порядок роботи з готівкою в касі регулюється Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженим постановою Правління НБУ від 29.12.2017 № 148 (Положення № 148).
Які документи оформляти при видачі готівки?
Видача готівки з каси підприємства здійснюється:
- за видатковими касовими ордерами (ВКО); або
- за видатковими відомостями.
До ВКО обов’язково додаються:
- заяви на видачу готівки;
- розрахунки або інші підтвердні документи.
Ці вимоги встановлено абз. 2 п. 26 розд. ІІІ Положення № 148. Типову форму видаткового касового ордера містить додаток 3 до Положення № 148.
Хто підписує документи на видачу готівки?
Документи на видачу готівки (ВКО, відомості):
- підписуються керівником підприємства;
- та головним бухгалтером, або особою, уповноваженою керівником.
Водночас Положення № 148 дозволяє спрощення:
- підпис керівника на самому ВКО не є обов’язковим, якщо: на доданих до нього документах (заявах, рахунках тощо) вже є дозвільний напис керівника.
Тобто директор може візувати не сам ордер, а первинний документ, на підставі якого оформлено видачу.
Особливості для закупівлі сільгосппродукції
Підприємства, що здійснюють закупівлю сільськогосподарської продукції, розрахунки за яку прямо не врегульовані законодавством, можуть видавати готівку за відомостями, в яких зазначаються:
- прізвища здавальників;
- їх адреси;
- обсяги зданої продукції;
- сума виплаченої готівки.
Такі відомості підписуються самим здавальником.
Металобрухт – за спеціальним законом
Оформлення заготівлі металобрухту, операцій із металобрухтом (у т.ч. розрахунків готівкою), здійснюється відповідно до Закону України «Про металобрухт» від 05.05.1999 № 619‑XIV (зі змінами). Для таких операцій діють спеціальні вимоги до документального оформлення та обліку.
Отже, підсумуємо:
- Будь‑яка видача готівки з каси має бути підтверджена ВКО або видатковою відомістю за формами/правилами Положення № 148.
- Документи на видачу підписує керівник і головбух (або уповноважені особи); підпис директора на самому ВКО не обов’язковий, якщо є дозвільний напис на доданих документах.
- Закупівля сільгосппродукції може оформлюватися відомостями із підписами здавальників, а операції з металобрухтом – за спеціальним законом.