Звітування про виплату коштів застрахованим особам відбувається шляхом подання до Пенсійного фонду України спеціального повідомлення.
Повідомлення подається на бланку, форма якого затверджена постановою Фонду соціального страхування України від 19.07.2018 р. № 12 (Порядок №12).
У таблиці бланку міститься наступна інформація:
– перелік осіб, яким установа виплатила отримані від Пенсійного фонду кошти;
– їх ідентифікаційні номери;
– дані оплачених листків непрацездатності;
– дати виплати;
– суми, які були виплачені.
Строки подання повідомлення
Термін подання повідомлення про виплату коштів застрахованим особам— один місяць з дня виплати (п.10 Порядку № 12).
Дата відраховується не з дня отримання коштів від Пенсійного фонду на спецрахунок установи, а з дня виплати цих грошей (лікарняних, декретних, інших cтрахових виплат) безпосередньо працівнику.
Порядок заповнення повідомлення
При заповненні Повідомлення потрібно дотримуватися таких правил:
– сума виплати зазначається фактична. Якщо було виплачено не всі гроші з певних причин, то невиплачена сума має залишатися на рахунку;
– виплата вказується лише за страхові виплати, які профінансовані Пенсійним фондом. Включати у Повідомлення лікарняні за 5 днів, що оплачує страхувальник за власні кошти, не потрібно;
– віднімати ПДФО та військовий збір у виплаченій сумі не потрібно. Тобто вказується всі витрачені кошти Фонду, що були отримані та витрачені як на страхову виплату, так і на сплату податків.
Найбільш зручний спосіб подання повідомлення –
через електронний кабінет страхувальника на вебпорталі Пенсійного фонду (https://portal.pfu.gov.ua/) з використанням кваліфікованого електронного підпису (КЕП).
Це зручний сервіс, який функціонує 24/7 без перерв та вихідних.
З Інструкцією щодо формування та подання повідомлення про виплату коштів застрахованим особам на вебпорталі Пенсійного фонду можна ознайомитися нижче.
Після оплати листків непрацездатності за рахунок страхових коштів роботодавець має зобов’язання відзвітувати про проведені виплати та надіслати до Пенсійного фонду України відповідне повідомлення.
Строк для надсилання такого повідомлення – протягом місяця з дня проведення виплати.
Подати повідомлення про виплату коштів можна в електронному вигляді на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України.
Алгоритм дій для подання повідомлення наступний.
1. Зайдіть в особистий кабінет страхувальника на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України та на панелі зліва оберіть опцію “Заяви-розрахунки та створення повідомлень про виплату коштів застрахованим особам”.
2. У новому вікні визначте параметри пошуку заяв-розрахунків, за якими потрібно подати повідомлення про виплату коштів, обравши необхідний критерій: період їх формування чи номер листка непрацездатності.
3. У кінці пошукової форми натисніть кнопку “Пошук”.
4. Із обраних системою (за вказаними параметрами) заяв-розрахунків зі статусом “Оплачено” оберіть ту, за якою потрібно подати повідомлення про виплату коштів, натиснувши на її номер.
5. В полі “Додаток про тимчасову непрацездатність”, оберіть потрібний лікарняний та натисніть копку “Створити повідомлення”.
6. У полі “Дані щодо виплати” оберіть необхідне поле, натисніть піктограму з олівцем.
7. У вікні, що відкриється, система автоматично «підтягне» суми виплат. Заповніть інші обов’язкові поля та натисніть “Продовжити”.
8. Після цього натисніть кнопку “Сформувати повідомлення”.
9. Сформоване повідомлення підпишіть кваліфікованим електронним підписом та відправте до Пенсійного фонду України, для цього варто натиснути кнопку “Підписати та відправити в ПФУ”. Кнопку “Зберегти” варто використовувати час від часу, якщо повідомлення про виплату коштів застрахованим особам містить багато листків непрацездатності.
Зверніть увагу! Після внесення дати виплати страхових коштів в перший листок непрацездатності, система автоматично присвоїть відповідну дату всім листкам непрацездатності, які містяться у повідомленні. За необхідності є можливість відкорегувати значення дати (якщо вона відрізняється від присвоєної).
Отримати підтвердження, що повідомлення про виплату коштів застрахованим особам отримане Фондом, можна обравши опцію “Повідомлення про виплату коштів застрахованим особам (пошук)”.