Автомобіль директора для ТОВ у 2026 році: оформлення та податкові ризики за ЦКУ (аудіоверсія)

Можливі два варіанти: платна оренда або безоплатна позичка. Якщо сторони не передбачають плати за користування автомобілем, слід укласти договір позички, а не встановлювати нульову орендну плату. Директор може передати власне авто товариству в позичку: заборона ч. 2 ст. 829 ЦКУ стосується зворотної ситуації — передання юридичною особою майна своєму керівнику чи засновнику.

Варіант 1. Оренда — платне користування

Оформити повноваження представника ТОВ

Директор не повинен підписувати договір одночасно від власного імені та від імені товариства (ч. 3 ст. 238 ЦКУ). Від ТОВ договір підписує інша належно уповноважена особа. Необхідність корпоративного погодження правочину визначають з урахуванням закону та статуту. Якщо представник діє за довіреністю, для укладення нотаріального договору її також посвідчують нотаріально (ч. 1 ст. 245 ЦКУ).

Укласти письмовий договір оренди та посвідчити його нотаріально — це обов’язково для оренди автомобіля у звичайної фізособи (ст. 799 ЦКУ)

У договорі визначити автомобіль, строк користування, розмір і строки сплати орендної плати, порядок утримання, ремонту, страхування та повернення. Недотримання обов’язкової нотаріальної форми за загальним правилом робить договір нікчемним (ст. 220 ЦКУ).

Прийняти автомобіль за актом, у якому зазначити його ідентифікаційні дані, стан, пробіг і залишок пального

Оформити наказ про службове використання, відповідальних осіб та порядок документування поїздок і витрат пального. Господарське використання підтверджувати маршрутними листами або іншими належно оформленими первинними документами.

Подати форму №20-ОПП протягом 10 робочих днів після отримання автомобіля в користування

Із нарахованої орендної плати ТОВ як податковий агент утримує 18% ПДФО та 5% військового збору. ЄСВ на орендну плату не нараховують. У додатку 4ДФ орендний дохід відображають з ознакою «127». Саме відтермінування виплати орендної плати не усуває обов’язку оподаткувати нарахований дохід.

Варіант 2. Позичка — безоплатне користування

• Уповноважити іншу особу підписати договір від ТОВ — так само, як для оренди, щоб директор не підписував його з обох сторін;
• Укласти письмовий договір позички, прямо зазначивши безоплатність користування. Визначити строк, службове призначення автомобіля, розподіл витрат на утримання, ремонт і страхування та порядок повернення. Для автомобіля як наземного самохідного транспортного засобу обов’язкового нотаріального посвідчення не потрібно (ч. 2, 4 ст. 828 ЦКУ);
• Оформити акт приймання-передачі, наказ про службове використання та первинні документи щодо поїздок і пального. Подати форму №20-ОПП у той самий 10-денний робочий строк після отримання автомобіля.

Оскільки плата за користування не нараховується і не виплачується, у директора немає відповідного доходу: ПДФО, військовий збір та ЄСВ із самої позички не виникають. Орендний дохід у 4ДФ також не відображають.

Бухгалтерський облік

Отриманий автомобіль обліковують поза балансом на рахунку 01, без нарахування амортизації. Саме отримання авто в позичку не збільшує дохід ТОВ; спеціальних податкових різниць для цієї операції ПКУ не передбачає.

Спільне застереження: ремонти та поліпшення

Витрати на службові поїздки, техобслуговування та звичайний поточний ремонт не слід автоматично вважати додатковим благом директора. Натомість капітальний ремонт або поліпшення за кошти ТОВ без відшкодування власником можуть створити для нього оподатковуваний дохід. Умови таких робіт і компенсації варто визначити в договорі окремо. Цей ризик стосується як оренди, так і позички.

Висновки

• Авто директора можна оформити в оренду або позичку; від імені ТОВ договір має підписати інша уповноважена особа;
• Оренда потребує нотаріального посвідчення й утримання з орендної плати 18% ПДФО та 5% військового збору; безоплатна позичка — ні;
• Обидва варіанти потребують документування службового використання та подання №20-ОПП; невідшкодовані поліпшення авто можуть створити оподатковуваний дохід директора.