Єдина звітність у разі перебування єдиного працівника у відпустці без збереження зарплати повний місяць (аудіоверсія)

Юридична особа зобов'язана подати щомісячний Податковий розрахунок за формою (ідентифікатор J0500110) протягом 20 календарних днів після закінчення звітного місяця відповідно до пп. 49.18.1 ПКУ.

Попри відсутність нарахувань трудові відносини з працівником не перериваються, тому звіт подається з обов'язковим заповненням Додатка Д1. Водночас Додаток 4ДФ та Додаток Д5 у такій ситуації не формуються і не подаються.

Розглянемо.

Додаток Д1

На працівника формується один рядок за правилами Порядку №4:

• Графа 08 (код категорії ЗО) — зазначається «1» (для звичайного працівника за трудовим договором) або «2» (якщо працівник має встановлену інвалідність);
• Графа 13 (кількість днів без збереження заробітної плати) — зазначається загальна кількість календарних днів відпустки в місяці (наприклад, 30 або 31);
• Графа 14 (кількість днів перебування у трудових/ЦП відносинах) — зазначається повна кількість календарних днів звітного місяця (30 або 31), що підтверджує неперервність трудового договору;
• Графи 16, 17 (суми заробітної плати/бази) та графа 20 (сума ЄСВ) — залишаються незаповненими (порожніми).

При цьому, звертаємо увагу, вимога щодо сплати ЄСВ з мінімальної заробітної плати, відповідно до ч. 5 ст. 8 Закону про ЄСВ, якщо база нарахування за повний місяць відсутня (дорівнює 0 грн), обов'язок нарахування мінімального страхового внеску не виникає.

Додаток 4ДФ

Відповідно до пп. «б» п. 176.2 ПКУ, податковий розрахунок щодо сум нарахованих доходів фізичним особам та утриманих податків подається лише у разі фактичного нарахування таких доходів.

Якщо дохід не нараховувався, не виплачувався і податки не утримувалися, Додаток 4ДФ формувати та подавати не потрібно. Спроба надіслати порожній 4ДФ в Електронному кабінеті призведе до помилки камеральної перевірки.

Додаток Д5

Відпустка без збереження заробітної плати (на відміну від відпусток по вагітності та пологах чи догляду за дитиною) у Додатку Д5 не фіксується. За відсутності прийняття, звільнення або переведення цей додаток також не створюється.

Основна частина Податкового розрахунку

Реквізити платника та періоду

Рядок 01 (тип розрахунку): відмітка «Х» ставиться у полі 011 «Звітний» (якщо звіт за відповідний місяць подається вперше).

Рядок 02 (звітний період): зазначається календарний рік (наприклад, 2026), порядковий номер звітного місяця цифрами від 1 до 12 (наприклад, за жовтень — «10») та номер Розрахунку — «1».

Рядки 03, 031: повне найменування ТОВ відповідно до реєстраційних документів та податковий код ЄДРПОУ.

Рядок 032 (код Кодифікатора КАТОТТГ): вказується код за Кодифікатором адміністративно-територіальних одиниць та територій територіальних громад за основним місцезнаходженням юрособи.

Рядок 04: податкова адреса, поштовий індекс, контактний телефон та актуальний e-mail.

Рядок 05: найменування органу ДПС за основним місцем обліку.

Рядок 06 (інформація про додатки):

• навпроти поля додатка ЮО Д1 ставиться позначка «Х» та вказується кількість аркушів (зазвичай «1»);
• поля додатків, які не подаються (ЮО 4ДФ, ЮО Д5 тощо), в електронній формі залишаються порожніми (не заповнюються).

Рядок 07: основний код виду економічної діяльності ТОВ за класифікатором ДК 009:2010.

Рядок 08 (ознака платника ЄСВ): позначка «Х» проставляється у рядку 081 «роботодавець» (для ІТ-підприємств — за наявності також у рядку 085 «резидент Дія Сіті»).

Показники кількості працівників

Згідно з розділом ІІ заповнюються такі рядки:

Рядок 091 (середньооблікова кількість штатних працівників за звітний період) — зазначається значення «1» (відповідно до Інструкції Держкомстату №286 працівники, які перебувають у відпустках без збереження зарплати, враховуються в обліковому складі).

Рядки 091.1 (особи з інвалідністю) та 091.2 (з додатковими гарантіями) — заповнюються за наявності таких підстав або залишаються порожніми/ставиться «0».

Рядок 092 (кількість працівників у звітному періоді, яким нараховано заробітну плату) — залишається порожнім (або «0»), оскільки нарахування доходу працівникові у повному місяці відпустки не здійснювалося.

Рядок 101 (створені нові робочі місця) — заповнюється лише у разі фактичного введення нової штатної посади у звітному місяці.

Розділ І «Нарахування заробітної плати (доходу) та єдиного внеску за застрахованих осіб»

Оскільки за повний календарний місяць відпустки без збереження зарплати база оподаткування ЄСВ відсутня (дорівнює 0 грн), а донарахування до мінімального внеску за ч. 5 ст. 8 Закону про ЄСВ у місяці без нарахування доходу не здійснюється. Тому усі сумові показники Розділу І (рядки 1, 1.1, 2, 2.1, 3, 3.1 тощо) залишаються порожніми (не заповнюються).

Висновки

• ТОВ зобов'язане надіслати щомісячний Податковий розрахунок разом із заповненим Додатком Д1 для збереження страхового стажу та обліку трудових відносин працівника;
• Оскільки дохід не нараховувався та не виплачувався, порожній Додаток 4ДФ не формується;
• За повний місяць перебування працівника у відпустці за свій рахунок база оподаткування дорівнює нулю, тому зобов'язання зі сплати мінімального страхового внеску з ЄСВ не виникає.