Паперова звітність ФОП з ПДФО, ВЗ та ЄСВ за ІІІ квартал 2026 року: обмеження ДПС і ризики (аудіоверсія)

ФОП із найманими працівниками планує подати Податковий розрахунок з ПДФО, ВЗ та ЄСВ за ІІІ квартал 2026 року на папері поштою або особисто. Чи допускається подання паперового розрахунку разом з електронним носієм (флешкою)? Які кількісні обмеження встановлено для паперового подання та яка відповідальність передбачена за несвоєчасне подання звітності?

Порядок та дозволені форми надання об'єднаного податкового розрахунку визначено ст. 49 ПКУ, а також Порядком заповнення та подання єдиної звітності, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 13.01.2015 №4.

Насамперед роботодавцям слід врахувати, що комбінований формат звітування — надання паперового документа разом із електронним носієм даних (флешкою) — остаточно виключено з нормативних приписів. На сьогодні суб'єктам господарювання доступні лише три базові варіанти подання податкового розрахунку згідно з положеннями пп. 49.3 ПКУ:

  • засобами телекомунікаційного зв'язку в електронній формі з дотриманням вимог щодо електронного документообігу та кваліфікованого електронного підпису;
  • у паперовому форматі через оператора поштового зв'язку — обов'язково рекомендованим відправленням із описом вкладення та повідомленням про вручення;
  • у паперовому вигляді під час особистого візиту до контролюючого органу або через уповноваженого представника (на підставі нотаріальної довіреності та документа, що посвідчує особу).

Використання паперової форми (як поштовим відправленням, так і особисто) законодавчо жорстко обмежене кількістю записів. Фізичні особи — підприємці мають право звітувати на папері виключно за умови, що кількість рядків у додатках до Податкового розрахунку не перевищує п'яти. Зверніть увагу: це правило стосується саме рядків додатків, а не просто чисельності найманого персоналу. Якщо щодо одного працівника у додатку формується декілька рядків (зокрема, через нарахування різних видів виплат або коригування), ліміт у п'ять рядків відповідно зменшується. Перевищення зазначеного кількісного критерію зобов'язує роботодавця звітувати виключно в електронному вигляді.

Щодо санкцій за порушення порядку подання: відповідно до пп. 119.1 ПКУ за неподання, подання з порушенням встановлених строків або надання розрахунку з недостовірними даними (якщо вони призвели до зміни податкових зобов'язань чи платника податку) передбачено штраф у розмірі 1020 гривень. Повторне аналогічне порушення, зафіксоване протягом року, тягне за собою накладення штрафу в розмірі 2040 гривень. Звільнення від відповідальності на підставі пп. 69.1 підрозділу 10 розділу ХХ ПКУ застосовується виключно до тих платників, які документально підтвердили неможливість виконання своїх податкових обов'язків у період дії воєнного стану.

Читайте також: Єдина квартальна звітність з ЄСВ, ПДФО та ВЗ для ФОП за 3 кв. 2026 року: інструкція із заповнення та подання

Висновки

  • Подання звітності на папері з наданням електронного носія (флешки) скасовано, тому розрахунок подається або повністю в електронному вигляді, або на паперових бланках (особисто чи поштою з описом вкладення);
  • Застосування паперової форми дозволено суворо за умови, що сукупна кількість заповнених рядків у додатках не перевищує п'яти, що суттєво обмежує можливість звітування на папері для роботодавців із кількома найманими працівниками;
  • Порушення встановлених термінів або неподання звітності тягне за собою штраф у розмірі 1020 грн, а повторне вчинення протягом року — 2040 грн, оскільки мораторії на цей вид штрафів скасовано.