Списання неповерненої фінансової допомоги працівнику у 2026 році: ПДФО та ВЗ (аудіоверсія)

Ні, станом на жовтень 2026 року підприємство не має права списати таку заборгованість як безнадійну за критерієм закінчення строку позовної давності. Хоча з моменту закінчення строку повернення коштів минуло три календарні роки, через законодавче зупинення перебігу позовної давності під час воєнного стану цей строк спливає лише у вересні 2028 року.

Якщо ж підприємство очікуватиме законного спливу позовної давності або вирішить юридично простити борг колишньому працівникові раніше, питання неможливості утримати податки вирішується в законодавчо встановлений спосіб:

При закінченні строку давності (у вересні 2028 року): підприємство взагалі не зобов’язане утримувати та сплачувати податки — фізична особа декларує дохід і сплачує ПДФО та військовий збір самостійно згідно з пп. 164.2.7 ПКУ;

При достроковому самостійному прощенні боргу (до вересня 2028 року): щоб не сплачувати податки за власний рахунок, підприємство зобов'язане належним чином письмово повідомити боржника про анулювання боргу та відобразити операцію в додатку 4ДФ. У такому разі обов'язок сплати податків також перекладається на колишнього працівника (пп. «д» пп. 164.2.17 ПКУ).

Право на списання та розрахунок позовної давності

Відповідно до пп. «а» пп. 14.1.11 ПКУ заборгованість, за якою минув строк позовної давності, визнається безнадійною.

Згідно зі ст. 257 ЦКУ загальна позовна давність становить три роки. Водночас під час визначення дати її закінчення необхідно враховувати правила початку, зупинення та переривання перебігу строку, зокрема особливості, що діяли під час карантину та воєнного стану.

Поворотну фінансову допомогу надано 25.10.2022 строком на один рік. За умови, що договором передбачено повернення коштів 25.10.2023, перебіг позовної давності за загальним правилом мав розпочатися після закінчення строку виконання зобов'язання відповідно до ч. 5 ст. 261 ЦКУ (з 26.10.2023).

Однак на зазначену дату діяв п. 19 розділу «Прикінцеві та перехідні положення» ЦКУ, який передбачав зупинення перебігу позовної давності на період воєнного стану.

З 4 вересня 2025 року набрав чинності Закон України «Про внесення зміни до розділу "Прикінцеві та перехідні положення" Цивільного кодексу України щодо поновлення перебігу позовної давності» від 14 травня 2025 року №4434-IX, яким скасовано воєнне зупинення перебігу давності (п. 19 виключено).

Таким чином, у період із 25.10.2023 до 03.09.2025 позовна давність за зазначеною заборгованістю була призупинена і фактично не спливала. За відсутності дій, що свідчать про переривання перебігу давності (визнання боргу, часткове погашення тощо), трирічний строк почав обчислюватися лише з 04.09.2025 та закінчиться у вересні 2028 року.

Тож станом на жовтень 2026 року визнання заборгованості безнадійною за пп. «а» пп. 14.1.11 ПКУ та застосування пп. 164.2.7 ПКУ є передчасним.

Документальне оформлення та бухоблік (при настанні підстав для списання)

Коли строк давності спливе (або якщо заборгованість списується за іншими підставами відповідно до облікової політики та НП(С)БО 10):

Документальне оформлення

• Інвентаризація розрахунків — складання акта інвентаризації дебіторської заборгованості із зазначенням суми боргу та підстав для визнання його сумнівним/безнадійним;
• Бухгалтерська довідка — обґрунтування безнадійності заборгованості та детальний розрахунок перебігу строку позовної давності;
• Наказ керівника — розпорядження про списання дебіторської заборгованості з балансу.

Бухгалтерський облік

• Дт 38 — Кт 377 — списання заборгованості за рахунок раніше створеного резерву сумнівних боргів;
• Дт 944 — Кт 377 — списання заборгованості безпосередньо на витрати (якщо резерв сумнівних боргів не створювався відповідно до п. 7 розд. І НП(С)БО 25 або в частині, не покритій резервом);
• Дт 071 — зарахування списаної заборгованості на позабалансовий облік для спостереження за можливістю стягнення протягом не менше ніж трьох років.

Витрати від списання заборгованості враховуються під час визначення фінансового результату до оподаткування. Платники податку на прибуток, які коригують фінрезультат на податкові різниці, додатково застосовують вимоги ст. 139 ПКУ.

Оподаткування ПДФО та військовим збором за пп. 164.2.7 ПКУ (після спливу позовної давності)

Після фактичного закінчення строку позовної давності оподаткування регулюється нормами пп. 164.2.7 ПКУ:

Неоподатковуваний ліміт

Не включається до оподатковуваного доходу заборгованість, сума якої не перевищує 50% місячного прожиткового мінімуму для працездатної особи, встановленого на 1 січня звітного року. У 2026 році цей поріг становить: 3 328 грн × 50% = 1 664 грн (не оподатковується на підставі пп. 165.1.49 ПКУ).

Оподатковувана сума

Якщо сума заборгованості перевищує 1 664 грн, оподаткуванню підлягає вся сума списаного боргу (позиція ДПС, ЗІР 103.02) за ставками:

• ПДФО — 18%;
• Військовий збір — 5%.

Хто сплачує податки

Відповідно до абз. 2 пп. 164.2.7 ПКУ фізична особа самостійно сплачує податок із таких доходів та відображає їх у річній податковій декларації про майновий стан і доходи. Підприємство податків не утримує і не сплачує, тому факт відсутності нарахувань на користь колишнього працівника не створює податкового боргу для компанії.

Відображення в додатку 4ДФ

Підприємство виконує лише функцію інформування контролюючих органів:

• Заборгованість понад 1 664 грн: відображається під ознакою доходу «107». У графах 3а та 3 зазначається сума боргу, а у графах 4а, 4, 5а та 5 проставляються нулі або прочерки (оскільки підприємство податки не нараховує й не утримує);
• Заборгованість до 1 664 грн включно: відображається під ознакою доходу «194» без нарахування ПДФО та ВЗ.

Ризики дострокового списання заборгованості у 2026 році

Якщо підприємство спише заборгованість у жовтні 2026 року, виникають такі ризики:

Податок на прибуток: Оскільки заборгованість не відповідає критеріям пп. 14.1.11 ПКУ (строк давності ще триває), високодохідні платники та малодохідники-добровольці не мають права зменшити фінрезультат згідно з пп. 139.2.2 ПКУ на суму списаного боргу, тоді як коригування на збільшення фінрезультату (пп. 139.2.1 ПКУ) діятиме. Це призведе до завищення витрат, заниження податку на прибуток та податкових штрафів.

ПДФО та військовий збір (перекваліфікація у прощення боргу): Податкові органи розцінять дострокове списання як прощення (анулювання) боргу за самостійним рішенням кредитора, що є додатковим благом (пп. «д» пп. 164.2.17 ПКУ).

Неоподатковуваний поріг за пп. 165.1.55 ПКУ у 2026 році становить 2 161,75 грн (25% мінзарплати на 1 січня).

Як діяти бухгалтеру, щоб не платити податки підприємству: Закон прямо вказує: якщо кредитор повідомляє боржника про анулювання боргу рекомендованим листом із повідомленням про вручення (або вручає повідомлення особисто під підпис) та включає суму до 4ДФ (ознака доходу «126»), такий боржник сплачує податки самостійно. Якщо ж підприємство не повідомить належним чином колишнього працівника до кінця звітного року, підприємство набуває статусу податкового агента й буде змушене нарахувати та сплатити ПДФО (із застосуванням «натурального» коефіцієнта за п. 164.5 ПКУ) та військовий збір за власний рахунок.

Викривлення фінзвітності: Списання з балансу реальної до стягнення заборгованості суперечить вимогам НП(С)БО 10 та Закону про бухоблік.

Помилки у звітності 4ДФ: Застосування ознаки «107» у 2026 році є неправомірним, оскільки позовна давність не минула.

Висновки

• Строк позовної давності за наданою поворотною фінансовою допомогою спливає лише у вересні 2028 року (через дію воєнного зупинення до 03.09.2025 відповідно до Закону №4434-IX). Списувати її у жовтні 2026 року як безнадійну за строком давності не можна;
• Якщо підприємство вирішить простити борг у 2026 році: операція оподатковується за правилами додаткового блага (пп. «д» пп. 164.2.17, пп. 165.1.55 ПКУ). Щоб уникнути сплати податків за колишнього працівника за рахунок підприємства, обов'язково надішліть йому письмове повідомлення про анулювання боргу рекомендованим листом з повідомленням про вручення та відобразіть операцію в додатку 4ДФ за ознакою «126»;
• Якщо підприємство чекає закінчення строку давності (вересень 2028 року): списання здійснюється без утримання податків (пп. 164.2.7 ПКУ), сума показується в 4ДФ під ознакою «107», а фізособа сплачує ПДФО і ВЗ самостійно за річною декларацією.