Інвентаризація заборгованості у 2026 році: алгоритм звіряння з контрагентами та ДПС (аудіоверсія)

Підприємство проводить щорічну інвентаризацію перед складанням річної фінансової звітності. У які строки слід перевіряти дебіторську та кредиторську заборгованість, які первинні документи й форми актів оформлювати? Як організувати звіряння розрахунків із контрагентами та ДПС? Чи обов’язково надсилати виписки кредиторам та як діяти, якщо контрагент не повертає підписані документи?

Процедура інвентаризації фінансових вимог та зобов'язань суб'єкта господарювання регламентується Положенням про інвентаризацію активів та зобов'язань, затвердженим наказом Мінфіну від 02.09.2014 №879.

Щодо часових меж: під час підготовки річної фінансової звітності суцільну інвентаризацію розрахунків із дебіторами та кредиторами слід здійснювати у тримісячний проміжок до дати річного балансу (абзац другий пп. 10 розділу I Положення №879).

Основне завдання такої ревізії — перевірити економічну обґрунтованість сум, які обліковуються на відповідних рахунках (зокрема, за рахунками обліку довгострокової та поточної заборгованості: 18, 36, 37, 50, 53, 55, 60–68), а також своєчасно виявити борги із закінченим строком позовної давності чи ознаками безнадійності.

Документальне оформлення результатів перевірки підприємство може організувати за допомогою типових форм, затверджених наказом Міністерства фінансів України від 17.06.2015 №572, або розробити власні шаблони первинних документів з обов'язковим збереженням обов'язкових реквізитів. На практиці використовують:

  • Акт інвентаризації розрахунків із дебіторами і кредиторами;
  • Акт інвентаризації дебіторської або кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув і яка планується до списання;
  • Акт інвентаризації розрахунків щодо відшкодування матеріальних збитків (за потреби).

Показники щодо активів і зобов'язань допускається об'єднувати в один загальний документ або формувати окремі акти під кожен субрахунок. Відповідно до вимог пп. 7.5 розділу III Положення №879, в акті чітко розмежовують суми узгодженої, неузгодженої та безнадійної заборгованостей, а також борги з простроченим строком позовної давності. До акта обов'язково додається детальна довідка із зазначенням найменувань партнерів, їхніх адрес, сум боргу та причин його виникнення.

Механізм взаємодії з контрагентами передбачає таке: кредитор формує і передає боржникові виписку за аналітичним рахунком для підтвердження сальдо розрахунків (пункт 7.2 розділу III Положення №879). Конкретну форму виписки нормативно не закріплено, тому суб'єкти господарювання зазвичай використовують форму акта звіряння розрахунків (наприклад, за зразком додатка 1 до спільного наказу Мінекономіки, Мінфіну та Держкомстату від 10.11.1998 №148/234/383).

Зверніть увагу: хоча профільний норматив покладає обов'язок надання виписок саме на кредиторів, підприємству-боржнику не заборонено самостійно ініціювати звірку та надіслати власні розрахунки своїм кредиторам. Документи можна передавати поштою, кур'єром або в електронному форматі з накладенням КЕП через системи електронного документообігу. Термін розгляду та повернення контрагентом підписаної виписки доцільно зафіксувати безпосередньо в господарському договорі чи зазначити безпосередньо у супровідному листі до акта звіряння (див. роз'яснення Держаудитслужби у листі від 20.02.2017 №25-16/104).

Якщо ж партнер не погодив розбіжності чи не надав зустрічної відповіді до моменту завершення звітного періоду, кожна зі сторін зобов'язана відображати показники розрахунків у фінансовій звітності за власними бухгалтерськими даними.

Для перевірки сальдо розрахунків із бюджетом за податками, зборами та єдиним внеском рекомендується скористатися приватною частиною Електронного кабінету платника податків. Через меню запитів подається електронна форма J1300208 («Запит про отримання витягу щодо стану розрахунків з бюджетом та сплати єдиного внеску за даними органів ДПС»), у відповідь на яку орган ДПС надає офіційний електронний витяг за формою J1400208.

За підсумками роботи комісії оформлюється протокол (за формою з Наказу №572 або довільної структури), де наводяться відомості про всі виявлені розбіжності, списки прострочених зобов'язань та пропозиції щодо списання безнадійних сум з балансу. Після підписання та затвердження протоколу керівником матеріали передаються до бухгалтерської служби для відображення господарських операцій та коригувань в обліку.

Читайте також: Інвентаризація дебіторської і кредиторської заборгованості – 2026: порядок проведення за Положенням №879

Висновки

  • Перевірку розрахунків перед формуванням річної фінансової звітності здійснюють у межах трьох місяців до дати складання річного балансу відповідно до Положення №879;
  • Підприємство-кредитор зобов'язане надати боржникам виписки з рахунків (акти звіряння), однак ініціатива надіслати звірку кредиторам з власного боку також є правомірною;
  • У разі неодержання відповіді від контрагента або наявності неврегульованих спорів сальдо заборгованості відображається в балансі за власними даними бухгалтерського обліку підприємства.