Дані фізичної особи в Державному реєстрі фізичних осіб – платників податків (ДРФО) мають бути актуальними. Закон покладає на громадян обов’язок повідомляти податкову про зміну персональних даних.
Строк: один місяць на повідомлення
Фізична особа – платник податків зобов’язана:
- повідомити податкові органи про зміну персональних даних
-
протягом одного місяця з дня, коли відбулися такі зміни
(зміна прізвища, імені, по батькові, місця проживання, громадянства тощо).
Несвоєчасне оновлення даних створює ризики:
– помилки у повідомленнях від ДПС;
– проблеми з доступом до електронних сервісів;
– складнощі при проведенні звірок і поверненні переплат.
Основний документ: заява за формою № 5ДР
Для оновлення інформації в ДРФО подається:
- Заява за формою № 5ДР;
- документ, що посвідчує особу (паспорт, ID‑картка тощо).
Якщо зміни підтверджуються іншими документами, їх також потрібно надати, зокрема:
- свідоцтво/витяг про зміну прізвища;
- документ про реєстрацію місця проживання;
- інші підтвердні документи залежно від виду змін.
Оригінали подаються лише для огляду – після перевірки їх повертають заявнику.
Подання заяви особисто або через представника
Заяву можна подати:
- особисто; або
- через представника.
Представник повинен мати:
- документ, що посвідчує його особу;
- документ, що посвідчує особу довірителя (або чітку копію);
- нотаріально посвідчену довіреність на внесення змін до ДРФО.
Куди подавати заяву?
Заява подається до податкового органу:
- за податковою адресою (місцем проживання);
- якщо місце проживання змінилося:
- можна звернутися до органу за новою адресою, або
- до будь-якого контролюючого органу (залежно від налаштованої практики ДПС).
Документи для підтвердження місця проживання
Для фіксації/зміни зареєстрованого місця проживання подається один із документів:
- витяг з реєстру територіальної громади;
- паспорт громадянина України у формі книжечки (з відміткою про прописку);
- тимчасове посвідчення громадянина України.
Для внутрішньо переміщених осіб (ВПО) додатково подається довідка про взяття на облік ВПО.
Строк внесення змін податковим органом
Після подання заяви № 5ДР та документів податковий орган:
- вносить зміни до ДРФО протягом трьох робочих днів з дня, що настає після дня подання заяви.
Електронні канали подання
Оновити дані можна не лише при особистому візиті, а й дистанційно:
- через Електронний кабінет платника – з додаванням копій підтвердних документів;
- через мобільний застосунок «Дія» – за затвердженим порядком;
- через Портал «Дія» або ЦНАП із використанням «Дії» – після технічного запуску такої можливості;
- для громадян України, які перебувають за кордоном, – через систему «е‑Консул».
Це дозволяє оновити персональні дані без особистого відвідування податкової, що особливо актуально для ВПО, осіб за кордоном та тих, хто часто змінює місце проживання.
Документ про реєстрацію в ДРФО
Після внесення змін за зверненням фізичної особи або її представника податковий орган:
-
видає документ, що підтверджує реєстрацію в ДРФО
із зазначенням реєстраційного номера облікової картки платника податків (РНОКПП).
За бажанням громадянина:
- картка платника податків може бути сформована в електронній формі – з дотриманням вимог чинного законодавства (для використання в електронних сервісах, банках тощо).
Висновок: якщо ви змінили прізвище, місце проживання чи інші персональні дані, пов’язані з податковим обліком, у вас є один місяць, щоб повідомити ДПС через заяву № 5ДР. Оновити дані можна як у податковій, так і онлайн (Е‑кабінет, «Дія», «е‑Консул»), а підтверджуючий документ про реєстрацію в ДРФО можна отримати в паперовій або електронній формі. Це убезпечить від проблем із податковими сервісами та ідентифікацією.