Найм працівників чи договори ЦПХ для ФОП за кордоном у 2026 році: ризики за КЗпП та ДПС (аудіоверсія)

Коротка відповідь

Наймати працівників ФОП має виключно за трудовим договором із виданням наказу та направленням повідомлення до ДПС до початку роботи. Договір про співпрацю або цивільно-правовий договір (ЦПД) використовувати не можна, якщо особи постійно виконують функції та надають послуги від імені підприємця. Для ФОП у Польщі наявність діючого бізнесу та найманого персоналу в Україні є прямим свідченням збереження центру життєвих інтересів в Україні, що унеможливлює офіційний вихід з українського податкового резидентства без закриття ФОП і створює ризик подвійного оподаткування.

1. Як ФОП оформити найманого працівника покроково

Процедура оформлення працівників регулюється загальними нормами трудового законодавства

Отримання документів: громадянин надає паспорт, реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП), трудову книжку (за наявності) або витяг із Реєстру застрахованих осіб, а також документи про освіту/кваліфікацію, якщо це необхідно для роботи (ст. 24 КЗпП). Військовий облік ФОП не ведуть.

Укладення трудового договору: укладається трудовий договір (ст. 21 КЗпП). Під час воєнного стану сторони можуть погодити письмову чи усну форму відповідно до ст. 2 Закону №2136-IX, проте для ФОП рекомендовано письмову форму, де чітко зафіксовано обов'язки, режим та оплату.

Видання наказу (розпорядження): підприємець видає розпорядження про прийняття працівника на роботу із зазначенням дати початку виконання обов'язків, посади та умов оплати.

Повідомлення ДПС: роботодавець зобов'язаний надіслати до органу ДПС за місцем своєї податкової адреси Повідомлення про прийняття працівника на роботу до моменту його фактичного допуску до виконання обов'язків згідно з Постановою КМУ від 17.06.2015 №413.

Інструктажі та умови: до початку роботи працівника ознайомлюють із правилами охорони праці, робочим місцем та трудовою функцією (ст. 29 КЗпП).

Оподаткування: заробітна плата працівника не може бути меншою за мінімальну (у 2026 році — 8 647 грн на місяць). ФОП як податковий агент утримує із зарплати ПДФО за ставкою 18% (п. 167.1 ПКУ) та військовий збір за ставкою 5%, а також нараховує зверху ЄСВ 22% (ст. 7 Закону про ЄСВ) із щоквартальним відображенням у Податковому розрахунку.

2. Трудовий договір чи договір про співпрацю/надання послуг (ЦПД)?

Якщо фізособи постійно ведуть діяльність, обслуговують клієнтів та діють від імені підприємця, це мають бути виключно трудові договори:

Предмет відносин: трудовий договір регламентує сам процес виконання трудової функції працівником під керівництвом підприємця. Цивільно-правовий договір за ст. 837, ст. 901 ЦКУ укладається виключно на виконання конкретного, індивідуально визначеного разового результату робіт або послуг на власний ризик виконавця.

Судова практика: залучення фізосіб (зокрема інших ФОП або громадян) за договорами про співробітництво/надання послуг для щоденного виконання функцій продавців чи надавачів послуг від імені основного суб'єкта визнається трудовими відносинами (зокрема, позиція Верховного Суду у постанові від 06.03.2025 у справі №260/4202/24).

Відповідальність: якщо замість трудового договору буде використано ЦПД або договір співпраці, це кваліфікується як допуск працівника до роботи без оформлення трудового договору. Штраф становить 10 мінімальних зарплат за кожного працівника (Кодекс законів про працю України, ст. 265, ч. 2): Штраф = 8 647 × 10 = 86 470 грн за кожного працівника.

3. Значення та ризики для ФОП, який проживає в Польщі

Перебування підприємця за кордоном має прямий вплив на юридичний та податковий статус:

Обмеження за системами оподаткування (ст. 291 ПКУ):

• Якщо ФОП перебуває на 1 групі єдиного податку — наймати працівників заборонено взагалі (пп. 1 п. 291.4 ПКУ);
• Якщо ФОП на 2 групі — обмеження становить не більше 10 осіб одночасно (пп. 2 п. 291.4 ПКУ). Якщо ЦПД перекваліфікують у трудовий договір і буде перевищено 10 осіб, ФОП втратить право на спрощену систему.

На 3 групі та на загальній системі обмежень щодо кількості найманого персоналу немає.

Вплив на податкове резидентство України

Відповідно до пп. 14.1.213 ПКУ, достатньою умовою для визначення місця знаходження центру життєвих інтересів особи в Україні є її реєстрація суб'єктом підприємницької діяльності.

Наявність штату найманих працівників, які в Україні надають послуги від вашого імені, є незаперечним доказом того, що ваш економічний центр інтересів зберігається в Україні.

Отримати офіційне підтвердження втрати (виходу з) податкового резидентства України за наявності діючого українського ФОП із працівниками неможливо — ДПС України не визнає особу нерезидентом без повної ліквідації ФОП та розриву економічних зв'язків.

Ризик подвійного резидентства та подвійного оподаткування:

• Проживаючи в Польщі понад 183 дні на рік або маючи там постійне житло/родину, особа стає податковим резидентом Польщі за внутрішнім законодавством Польщі;
• У такому разі польська податкова вимагатиме декларування світового доходу (включно з доходом від українського ФОП). Оскільки польське податкове законодавство не зараховує сплачений в Україні єдиний податок у рахунок польських податків за Конвенцією про уникнення подвійного оподаткування, виникає загроза повної сплати польських податків із доходів українського ФОП без права на зарахування;
• Крім того, дистанційне керування українськими працівниками з території Польщі може бути розцінене польськими контролюючими органами як наявність постійної бази або місця ефективного управління за кордоном.