Добові за закордонне відрядження у 2026 році: розрахунок курсових різниць та авансу за ПКУ (аудіоверсія)

Коротка відповідь

Затверджена сума добових за авансовим звітом становить 95 695,14 грн. Оскільки працівнику вже було виплачено аванс у розмірі 95 800,00 грн, підприємство не здійснює додаткових виплат працівнику; навпаки, працівник зобов'язаний повернути підприємству невикористаний залишок авансу в сумі 104,86 грн.

Обґрунтування та детальний розрахунок

1. Розрахунок добових у бухгалтерському обліку

Відповідно до ст. 121 КЗпП, працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються добові за час перебування у відрядженні.

Загальна сума добових у валюті:

• 31 день × 60 євро = 1 860 євро.

Оскільки аванс працівникові видавався у національній валюті (гривні), а не в іноземній валюті, норми п. 5 НП(С)БО 21 щодо фіксації курсу на дату авансу не застосовуються. Витрати підприємства на виплату добових в іноземній валюті перераховуються у гривні за офіційним валютним курсом НБУ на дату затвердження звіту про використання коштів (17.09.2026 р.):

Сума добових, визнана у витратах:

• 1 860 × 51,4490 = 95 695,14 грн.

2. Остаточний розрахунок із працівником

• Видано аванс у гривні (11.08.2026 р.): 95 800,00 грн;
• Затверджено витрат на добові (17.09.2026 р.): 95 695,14 грн.

Різниця (невикористаний залишок коштів):

• 95 800,00 − 95 695,14 = 104,86 грн.

Працівникові не потрібно доплачувати кошти. Працівник зобов'язаний повернути залишок авансу в сумі 104,86 грн до каси або на поточний рахунок роботодавця.

3. Податковий облік (ПДФО та військовий збір)

Неоподатковуваний ліміт

Згідно з пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ, до оподатковуваного доходу працівника не включаються добові витрати на відрядження за кордон у розмірі не вище 80 євро за кожен календарний день за офіційним курсом НБУ в розрахунку за кожен такий день.

Фактичний розмір добових становить 60 євро на добу, що менше встановленого ліміту (80 євро). Отже, сума добових у повному обсязі звільнена від оподаткування ПДФО та військовим збором.

Строк повернення залишку

Відповідно до пп. 170.9.3 ПКУ, повернути залишок авансу (104,86 грн) працівник має до закінчення місяця, наступного за місяцем завершення відрядження (тобто до 31.10.2026 р.). Якщо залишок коштів не буде повернуто у визначений строк, сума 104,86 грн вважатиметься надміру витраченими коштами та підлягатиме оподаткуванню ПДФО за ставкою 18% (із застосуванням коефіцієнта 1,219512 згідно з п. 164.5 ПКУ) та військовим збором за ставкою 5% (без застосування коефіцієнта).