Перевезення товару директором на власному авто у 2026 році: документи та ризики (аудіоверсія)

Коротка відповідь

Для оприбуткування самого товару відсутність ТТН не є критичною — достатньо належно оформленої видаткової накладної (із зазначенням способу отримання — самовивіз). Щоб узаконити факт доставки та зняти ризики податківців щодо «нереальності» господарської операції, підприємству слід оформити самовивіз через наказ про службову поїздку директора або виплатити йому компенсацію за використання власного авто.

Обґрунтування та план дій

1. Оприбуткування товару (бухгалтерський аспект)

Згідно з ч. 1 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», підставою для бухобліку господарських операцій є первинні документи. Підставою для зарахування товару на баланс є видаткова накладна постачальника, підписана керівником або іншою уповноваженою особою.

Товарно-транспортна накладна (ТТН) відповідно до ст. 909 ЦКУ та ст. 1 Закону України «Про автомобільний транспорт» є єдиним документом для підтвердження надання послуг із перевезення вантажу. Якщо перевізника не залучали, відсутність ТТН не позбавляє підприємство права оприбуткувати придбаний актив за наявності належної видаткової накладної.

2. Варіанти врегулювання перевезення

Вибір варіанта залежить від того, чи планує підприємство компенсувати директору витрати:

Варіант А. Самовивіз без відшкодування витрат (найпростіший):

• Вважається, що відбувся самовивіз зі складу продавця (у договорі постачання або у видатковій накладній фіксується спосіб отримання — «самовивіз»);
• Керівник приймає товар за посадою без довіреності (на підставі статутних повноважень із пред'явленням паспорта);
• ТОВ не відшкодовує витрати на поїздку, не списує пальне та не показує витрати на транспортування. Товар оприбутковується виключно за ціною придбання.

Варіант Б. Службова поїздка з компенсацією за використання автомобіля:

Застосовується за аналогією до ст. 125 КЗпП (щодо компенсації за знос інструментів працівника; правомірність виплати компенсації за використання особистого авто підтверджено п. 11 розд. I Переліку №1170).

Необхідні документи:

• Заява директора та/або наказ по підприємству про використання власного автомобіля у службових цілях для доставки придбаного товару;
• Довільний звіт про поїздку або маршрутний лист (із зазначенням дати, кілометражу, маршруту: склад постачальника — склад ТОВ, мети поїздки та реквізитів отриманого товару);
• Розрахунок розміру компенсації (виходячи зі зносу/амортизації автомобіля) та наказ керівника про її виплату.

Оподаткування компенсації

Сума компенсації включається до загального місячного оподатковуваного доходу фізичної особи як додаткове благо (пп. «а», «г» пп. 164.2.17 ПКУ) або інший оподатковуваний дохід (пп. 164.2.20 ПКУ). Вона оподатковується ПДФО за ставкою 18% (п. 167.1 ПКУ) та військовим збором 5%, і відображається у додатку 4ДФ Об'єднаного розрахунку з ознакою «126» (або «127»). ЄСВ на таку суму не нараховується згідно з п. 11 розд. I Переліку №1170.

Чого робити не варто

Не укладайте договір оренди автомобіля «заднім числом» без нотаріуса: відповідно до ч. 2 ст. 799 ЦКУ договір найму транспортного засобу за участю фізичної особи підлягає обов'язковому нотаріальному посвідченню. Договір без нотаріального посвідчення є нікчемним.

На майбутнє: якщо підприємство планує регулярно безоплатно залучати авто працівника без нотаріуса, можна укласти письмовий договір позички згідно зі ст. 827 ЦКУ, оскільки для наземних самохідних ТЗ нотаріальне посвідчення позички не вимагається — ч. 4 ст. 828 ЦКУ.

Не списуйте пальне за чеками безпосередньо на витрати ТОВ: якщо автомобіль не перебуває в оренді, безоплатному користуванні (позичці) або на балансі підприємства, податківці не визнають витрати на ПММ, а відшкодування вартості пального працівнику кваліфікують як оподатковуваний дохід фізособи з ризиком донарахування ЄСВ.