Повернення надмірно виплачених відпускних при звільненні» (аудіоверсія)

Законодавче обґрунтування проведення відрахувань

Відповідно до Закону про відпустки, у разі звільнення працівника до закінчення робочого року, за який він уже одержав відпустку повної тривалості, для покриття його заборгованості власник або уповноважений ним орган провадить відрахування із заробітної плати за дні відпустки, що були надані в рахунок невідпрацьованої частини робочого року.

Варто зауважити, що відрахування не провадиться, якщо працівник звільняється з роботи у зв'язку з:

• призовом на військову службу або направленням на альтернативну (невійськову) службу;
• переведенням працівника або відмовою від переведення на роботу в іншу місцевість разом з підприємством;
• відмовою від продовження роботи у зв'язку з істотною зміною умов праці;
• змінами в організації виробництва та праці;
• виявленням невідповідності працівника займаній посаді;
• нез'явленням на роботу понад чотири місяці підряд внаслідок тимчасової непрацездатності (не рахуючи відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами);
• поновленням на роботі працівника, який раніше виконував цю роботу;
• направленням на навчання;
• виходом на пенсію;
• у разі смерті працівника.

Розрахунок утримання

В даному прикладі робочий рік працівника відлічується з 01.09.2025 по 31.08.2026. Отримавши 24 календарні дні відпустки за весь рік і звільняючись 24.07.2026, працівник залишає невідпрацьованим період з 25.07.2026 по 31.08.2026. Оскільки працівник звільняється 24.07.2026, він не допрацює свій робочий рік до кінця (який мав тривати до 31.08.2026). Це означає, що частина відпустки була надана «авансом».

Загальна кількість днів у робочому році (01.09.2025–31.08.2026) = 365 календарних дні. Відпрацьовано днів до звільнення (01.09.2025–24.07.2026) = 327. Зароблено днів відпустки = 24 × 327/365 = 21,5.

Застосовуючи математичне округлення, отримуємо 22 календарних дні. Кількість невідпрацьованих (зайво використаних) днів = 24 – 22 = 2 календарних дні.

Варто зазначити, що нову середньоденну заробітну плату для здійснення відрахувань визначати не потрібно. В даному випадку потрібно відсторнувати нарахування за два календарних дні, згідно попередніх розрахунків середньоденної заробітної плати для відпускних.

Так як звільнення відбувається за власним бажанням, роботодавець має провести утримання суми за невідпрацьовані дні відпустки. Покрити цю заборгованість за рахунок заробітної плати не вийде, оскільки працівник весь липень перебував у відпустці й отримав усі виплати перед відпусткою.

Тож, робітник має повернути кошти добровільно до каси або на розрахунковий рахунок підприємства. У разі відмови роботодавець має право стягнути ці кошти в судовому порядку.

Відображення відрахувань відпускних в Об’єднаному звіті

Оскільки здійснюється утримання відпускних які були виплачені перед відпусткою, фактично проводиться сторнування (зменшення) раніше нарахованих сум. Сторновані суми відпускних відображаються у звіті за той місяць, у якому проводиться розрахунок при звільненні (тобто у липні 2026 року). При цьому суми вказуються зі знаком «мінус».

• У Додатку Д1 Графи 08 (Код категорії ЗО): «1» (або інший код, який застосовувався при нарахуванні відпускних);
• у графі 09 (Код типу нарахувань): «10»;
• у графі 10 (Місяць та рік): вказується місяць і рік, за які були нараховані ці відпускні («072026»);
• у графі 16 та 17 (Сума доходу): вказується сума відпускних за невідпрацьовані дні зі знаком «мінус»;
• у графі 20 (Сума ЄСВ): вказується сума нарахованого ЄСВ на ці відпускні також зі знаком «мінус».

Обов'язку донараховувати ЄСВ до мінімального страхового внеску (з кодом типу нарахувань «13») в даному випадку не виникає, адже в місяці звільнення донарахування ЄСВ не здійснюється.

У Додатку 4ДФ сума утриманих відпускних також відображається зі знаком «мінус» у складі загальної суми заробітної плати за звітний період (липень) з ознакою доходу «101».

Факт звільнення працівника 24.07.2026 року обов'язково відображається у Додатку Д5 із зазначенням дати та підстави припинення трудових відносин.

Висновки

1. У разі звільнення працівника до закінчення робочого року, за який він уже одержав відпустку повної тривалості, для покриття його заборгованості власник або уповноважений ним орган провадить відрахування із заробітної плати за дні відпустки, що були надані в рахунок невідпрацьованої частини робочого року;
2. Робітник має повернути кошти добровільно до каси або на розрахунковий рахунок підприємства. У разі відмови роботодавець має право стягнути ці кошти в судовому порядку;
3. Оскільки здійснюється утримання відпускних які були виплачені перед відпусткою, фактично проводиться сторнування (зменшення) раніше нарахованих сум. Сторновані суми відпускних відображаються у звіті за той місяць, у якому проводиться розрахунок при звільненні.