Виправлення переліку застрахованих осіб ПФУ у 2026 році: алгоритм дій при дублях та неактуальних працівниках (аудіоверсія)

Коротка відповідь

Для виправлення некоректних даних у Реєстрі застрахованих осіб (РЗО) Пенсійного фонду України, через які у переліку працюючих відображаються давно звільнені або задубльовані працівники, виконайте такі кроки.

1. Перевірка поданої звітності (ДПС)

Дані до РЗО потрапляють автоматично на підставі Податкових розрахунків з ПДФО, ВЗ та ЄСВ (зокрема, додатка Д5, де фіксується дата та підстава припинення трудових відносин, а також додатка Д1).

Крок 1

Перевірте архів поданих звітів за періоди, коли відбувалися звільнення «зайвих» працівників. Переконайтеся, що на них було подано додаток Д5 із зазначенням дати звільнення та наказу.

Крок 2

Якщо виявите, що звітність за відповідні періоди взагалі не містила відомостей про звільнення або містила помилкові дані, подайте до Державної податкової служби уточнюючий Податковий розрахунок за ті періоди, щоб виправити помилку. Після обробки ДПС нові дані автоматично надійдуть до ПФУ в порядку міжвідомчого обміну згідно зі ст. 18 Закону про ЄСВ.

2. Оперативне виправлення через портал ПФУ (для підприємств, установ та організацій, які є критично важливими та працівники яких підлягають бронюванню відповідно до постанови КМУ від 05.06.2024 р. №650)

Якщо звітність подавалася правильно, але в РЗО виник технічний збій або дублювання даних, виправте відомості безпосередньо через особистий кабінет страхувальника на порталі електронних послуг ПФУ:

Крок 1

Зайдіть в особистий кабінет страхувальника на вебпорталі ПФУ за допомогою КЕП керівника або уповноваженої особи.

Крок 2

Перейдіть у розділ «Комунікації з ПФУ» та оберіть пункт «Відомості про трудові відносини (оперативне подання інформації)» / «Повідомлення про зміни в трудових відносинах».

Крок 3

Сформуйте повідомлення про звільнення для тих працівників, які досі рахуються працевлаштованими. Додайте скан-копії наказів про звільнення чи відповідних сторінок паперових трудових книжок для підтвердження факту припинення трудових відносин.

Крок 4

Підпишіть повідомлення КЕП та надішліть до ПФУ. За загальним правилом дані в РЗО оновлюються впродовж доби після опрацювання звернення фахівцями Фонду.

3. Подання письмового звернення до ПФУ

Для усунення технічних дублювань (коли один і той самий працівник відображається у списку двічі з однаковими або різними даними):

• Складіть офіційний лист-звернення у довільній формі до територіального органу ПФУ за місцем вашого обліку;
• У листі детально опишіть проблему (наведіть ПІБ та РНОКПП задубльованих чи помилково відображених осіб) та додайте підтвердні документи (копії наказів про прийняття/звільнення, витяги з поданих раніше звітів);
• Надішліть цей лист через розділ «Звернення» в особистиму кабінеті страхувальника на порталі ПФУ або подайте безпосередньо до сервісного центру ПФУ.

Контроль за достовірністю відомостей у РЗО покладено на ПФУ відповідно до пп. 3 ч. 1 ст. 12-1 Закону про ЄСВ, тому фахівці Фонду зобов'язані провести перевірку та внести коригування до карток застрахованих осіб на підставі наданих вами первинних документів.