Документальне оформлення благодійної допомоги у 2026 році: первинні документи, облік, звітність та ризики (аудіоверсія)

Які документи підтверджують отримання благодійної допомоги?

Отримання матеріальних цінностей підтверджується первинними документами, зокрема:

• актом приймання-передачі майна;
• договором пожертви або іншим документом, що підтверджує передачу благодійної допомоги;
• наказом керівника про прийняття благодійної допомоги (за потреби — про створення комісії);
• рішенням органу місцевого самоврядування або іншого уповноваженого органу (якщо передача здійснюється на його підставі).

Якщо в документах не визначено вартість переданих матеріалів, фонд повинен самостійно визначити їх справедливу вартість відповідно до п. 9 НП(С)БО 9. Таку оцінку доцільно оформити актом або протоколом комісії із зазначенням джерел визначення вартості (ринкові ціни, комерційні пропозиції тощо).

Відображення в обліку:

• Дт 20 Кт 48 — отримано матеріали за рахунок цільового фінансування;
• Дт311 Кт 48 – отримано кошти за рахунок цільового фінансування.

Які документи підтверджують використання благодійної допомоги?

Перелік документів залежить від напряму використання благодійної допомоги.

Якщо матеріали використовуються для виконання ремонтних або відновлювальних робіт, доцільно мати:

• дефектні акти;
• кошториси або відомості ресурсів;
• наказ керівника про проведення робіт;
• накладні на відпуск матеріалів;
• акти списання матеріалів із зазначенням конкретних об'єктів (адрес);
• акти виконаних робіт (за потреби);
• інші документи, що підтверджують фактичне використання матеріалів.

Якщо благодійна допомога передається іншим юридичним особам або установам, документальне оформлення, як правило, включає:

• лист-запит або інший документ, що підтверджує потребу в допомозі;
• наказ керівника про передачу благодійної допомоги;
• акт приймання-передачі;
• за потреби — накладну або інший документ на відпуск матеріалів.

Саме ці документи підтверджують цільове використання благодійної допомоги та є підставою для її відображення в бухгалтерському обліку.

Відображення в бухгалтерському обліку

При використанні матеріалів для поточного ремонту здійснюються проведення:

• Дт 23 (91, 949) Кт 201 — списано використані матеріали;
• Дт 48 Кт 718 — визнано дохід від цільового фінансування в сумі понесених витрат.

Якщо виконані роботи визнаються поліпшенням об'єкта:

• Дт 15 Кт 20, 66, 65 — накопичено витрати на капітальні інвестиції;
• Дт 10 Кт 15 — введено поліпшення в експлуатацію;
• Дт 23, 92 тощо Кт 13 — нараховано амортизацію;
• Дт 48 Кт 745 — визнано дохід від цільового фінансування пропорційно сумі нарахованої амортизації.

У разі безоплатної передачі отриманих матеріалів іншим установам:

• Дт 949 Кт 201 — списано передані матеріали;
• Дт 48 Кт 718 — визнано дохід від цільового фінансування.

Більш детально див. тут: Особивості документального оформлення та відображення в обліку отримання благодійної допомоги

Порядок звітування

1. Порядок складання Звіту про використання доходів (прибутків) неприбуткової організації можна переглянути в окремій консультації : Звіт неприбуткової організації за 2025 рік: інструкція із заповнення та подання

2. Якщо договором або програмою передбачено подання звіту благодійнику, доцільно включати до нього:

• реквізити договору або іншого документа, на підставі якого отримано допомогу;
• період, за який складається звіт;
• суму коштів або перелік отриманого майна;
• напрям використання благодійної допомоги;
• перелік проведених заходів або виконаних робіт;
• інформацію про кінцевих отримувачів допомоги (за наявності);
• залишок невикористаних коштів або майна (якщо він є);
• перелік первинних документів, що підтверджують використання допомоги (акти, накладні, платіжні документи, акти виконаних робіт тощо).

Водночас слід враховувати, що законодавство не встановлює єдиної обов'язкової форми звіту про використання благодійної допомоги, який подається безпосередньо благодійнику. Тому його зміст, форма, строки подання та перелік підтвердних документів визначаються умовами договору пожертви, грантової угоди, благодійної програми або іншого документа, відповідно до якого надано благодійну допомогу.

Висновки

Первинні документи є основним підтвердженням отримання та використання благодійної допомоги відповідно до п. 44.1 ПКУ та ст. 9 Закону про бухоблік.

Якщо благодійник вимагає окремого звіту, його форма та зміст визначаються договором пожертви, грантовою угодою або благодійною програмою.

Звіт доцільно доповнювати копіями документів, що підтверджують цільове використання коштів або майна.

У бухгалтерському обліку благодійна допомога, отримана для визначених цілей, відображається як цільове фінансування з визнанням доходу одночасно з понесенням відповідних витрат або нарахуванням амортизації.