Звільнення за прогул у 2026 році: алгоритм дій роботодавця та ризики (аудіоверсія)

Коротка відповідь

Звільнити працівника за прогул (п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗпП) можна лише після офіційного витребування від нього письмових пояснень (або складання акта про його відмову їх надати) та належного оформлення всієї доказової бази. Наказ про звільнення має бути виданий не пізніше одного місяця з дня виявлення прогулу та не пізніше шести місяців з дня його вчинення (ст. 148 КЗпП).

Обґрунтування та покроковий алгоритм дій

Звільнення за прогул є дисциплінарним стягненням (ст. 147 КЗпП). Щоб таке звільнення не було скасоване судом, роботодавець має суворо дотриматися такої процедури:

1. Щоденна фіксація відсутності

• Кожен день неявки працівника на роботу фіксуйте актом про відсутність на робочому місці, який підписують щонайменше три особи (колеги, безпосередній керівник тощо);
• У табелі обліку робочого часу ставте код «НЗ» (нез'явлення з нез'ясованих причин). Після підтвердження неповажності причин код можна змінити на «ПР» (прогул);
• Складіть акт про результати відвідування працівника вдома (де зазначено, що він перебуває у стані алкогольного сп'яніння і саме це є причиною невиходу на роботу). П'янство не є поважною причиною відсутності.

2. Обов'язкове витребування письмових пояснень

• Відповідно до ст. 149 КЗпП, до застосування дисциплінарного стягнення роботода-вець зобов'язаний зажадати від порушника письмові пояснення;
• Оскільки працівник перебуває вдома, надішліть за його адресою проживання офіційний лист-вимогу про надання письмових пояснень. Лист слід надсилати рекомендованим відправленням з описом вкладення та повідомленням про вручення. У листі встановіть розумний строк для надання відповіді (наприклад, 3–5 робочих днів з моменту отримання).

3. Складання супутніх актів:

• Якщо працівник отримав лист, але не надав пояснень у встановлений строк, або якщо під час повторного візиту він відмовився їх писати, складіть Акт про відмову від надання письмових пояснень;
• Лише за наявності такого акта або самих письмових пояснень працівника (із підтвердженням неповажної причини) роботода-вець отримує правомірну підставу для звільнення.

4. Визначення дати звільнення:

• Якщо працівник так і не з'явиться на роботі, його звільня-ють останнім днем фактичного виконання трудових обов’язків (останній день, коли він реально працював перед прогулом);
• При цьому сам наказ про звільнення видається поточною датою (коли завершено всі процедури та зібрано докази).

5. Остаточний розрахунок та видача документів:

• У день видання наказу про звільнення (поточна дата) проведіть остаточний розрахунок із виплатою всіх належних сум, зокрема компенсації за невикористані дні відпустки (ст. 116 КЗпП). Час прогулу оплаті не підлягає;
• Надішліть працівнику копію наказу про звільнення, письмове повідомлення про нараховані та виплачені суми, а також офіційний лист-запрошення з'явитися за трудовою книжкою (ст. 47 КЗпП).