Заповнення відомостей про прийняття на роботу директора ТОВ у додатку 5 (аудіоверсія)

Новостворене ТОВ зареєструвалося платником ПДВ з 1 травня. Директор призначений на посаду рішенням учасників від 27 березня (завірено нотаріально) та відповідним наказом. Проте діяльність фактично розпочата з 1 травня, і заробітна плата нараховується також з травня. Яку дату прийняття на роботу відображати у Додатку 5 Податкового розрахунку — 27 березня чи 1 травня, та який документ вказати як підставу (рішення чи наказ)?

Дата початку трудових відносин з директором

Трудові відносини з керівником підприємства виникають з дати, зазначеної в рішенні власників (засновників) або в наказі про вступ на посаду, а не з моменту початку фактичної господарської діяльності підприємства чи старту нарахування заробітної плати (ст. 21, ст. 24 КЗпП).

Якщо у рішенні загальних зборів учасників та наказі чітко визначено, що директор стає до виконання обов'язків 27 березня, то саме ця дата є офіційним днем прийому на роботу. Навіть якщо підприємство певний час не здійснювало оборотів, директор у цей період уже виконував свої організаційно-розпорядчі функції (наприклад, подавав документи на реєстрацію ТОВ, відкривав рахунки в банку тощо).

Якщо директор з 27 березня по 30 квітня, не виконував вище вказаних функцій, відповідно не отримував зарплату через відсутність діяльності, це мало бути оформлено законним шляхом — наприклад, перебуванням у відпустці без збереження заробітної плати (ст. 26 Закону про відпустки). У такому разі в Додатку 1 звітності за відповідний місяць відображається кількість днів перебування у такій відпцстці (графі 13) та трудових відносинах (графа 14), але без сум доходу.

Отже, відображення дати прийому 1 травня за наявності березневих розпорядчих документів є грубим порушенням кадрової дисципліни та правил ведення обліку єдиного внеску.

Документ для внесення запису в Додаток 5

Хоча призначення директора відбувається на підставі рішення (протоколу) загальних зборів, для кадрового обліку та звітності Д5 первинним документом є наказ. У графі 16 зазначаються реквізити наказу: «Наказ від 27.03.2026 №...»

Заповнення реквізитів Додатка 5

Під час заповнення Додатка 5 до Податкового розрахунку щодо прийняття директора, необхідно:

  • Графа 10 (Період трудових відносин, старт): зазначається фактична дата початку роботи згідно з кадровими документами — 27.03.2026 р.;
  • Графа 15 (Посада): Директор;
  • Графа 16 (Документ-підстава): Наказ про вступ на посаду (або Рішення/Протокол засновників) із зазначенням його дати та номера від 27 березня.

Висновки

  • У Додатку 5 необхідно вказувати дату прийому директора 27 березня, оскільки саме тоді було підписано наказ про вступ на посаду і виникли трудові відносини. Фактичний початок комерційної діяльності у травні не переносить дату прийняття;
  • У графі 16 як підставу доцільно вказати наказ про вступ на посаду (березневу дату);
  • Період без діяльності та відсутності зарплати у квітні має бути обов'язково підтверджений документально (наприклад, заявою та наказом на відпустку за власний рахунок), щоб уникнути штрафів за невиплату мінімальної заробітної плати.