Декретна відпустка та виплата допомоги від ПФУ у 2026 році: алгоритм відображення в Об’єднаному звіті (аудіоверсія)

Нормативна база

• Порядок заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків - фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затверджений наказом Мінфіну від 13.01.2015 №4.
• Інструкція про порядок нарахування і сплати внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджена наказом Мінфіну від 20.04.2015 №449.

Загальна інформація про декретну відпустку

Допомога у зв’язку з вагітністю і пологами призначається на підставі листка непрацездатності з причиною «Вагітність і пологи». Такий лікарняний вважається виданим за сім днів до появи статусу «Готовий до сплати» в реєстрі е-лікарняних на порталі ПФУ, після чого роботодавцеві одразу треба здійснити розрахунок і оплату. Працівниця має написати заяву на відпустку у зв’язку з вагітністю і пологами (як правило, на термін лікарняного), а директор установи видає відповідний наказ. Стандартна тривалість декретної відпустки - 126 календарних днів. Декретні виплати обчислюють, нараховують і виплачують однією сумою.

Відображення декретних у Додатку Д1

У Додатку Д1 декретні виплати треба показувати за той місяць у якому їх нарахували, тобто в даному випадку у травні. Як вже зазначено вище – допомогу по вагітності і пологам виплачуємо однією сумою, але в Додатку Д1 Об’єднаного звіту суми декретних потрібно розподілити за місяцями, за які вони нараховані. Потрібно сформувати окремі рядки для виплат, що припадають на дні відповідного місяця. Декретні треба відокремлювати від інших виплат (зарплати тощо) і показувати окремо. В графі 08 позначаємо код категорії застрахованої особи: 42 – особи, на декретні яких ЄСВ нараховується 22%, 43 – особи з інвалідністю, на виплати яких ЄСВ нараховується за ставкою 8,41%. В графі 10 - вказуємо місяць і рік за які нараховані декретні виплати. В графі 15 - вносимо кількість календарних днів декретної відпустки в місяці, що зазначений у графі 10.

В графі 14 - кількість днів перебування у трудових відносинах зазначаємо у рядку із заробітною платою за звітний місяць. Варто зазначити, що якщо працівниця іде у декрет з 1 числа і не має нарахувань зарплати за травень, то кількість днів перебування вказуємо в рядку з декретними за цей місяць. В кожному наступному повному місяці, в якому працівниця з 1 по останнє число у відпустці по вагітності і пологам і в яких не має нарахувань зарплати – графи 14 і 15 заповнюються і співпадають. В останньому місяці декретної відпустки графа 14 буде дорівнювати кількості календарних днів цього місяця, навіть якщо декретна відпустка закінчується посеред місяця. В графі 15 останнього декретного місяця треба вказати саме кількість днів лікарняного. Обов’язково звертаємо увагу на суми розподілених по місяцях декретних, особливо в останньому місяці нарахування. Якщо сума декретних менша за мінімальну зарплату (у 2026 році – 8647,00 грн.) – то на суму різниці треба донарахувати ЄСВ.

Відображення декретних у Додатку 4ДФ

Незважаючи на те, що з допомоги у зв’язку з вагітністю і пологами не утримується ПДФО та військовий збір, у Додатку 4ДФ сума декретних зазначається обов’язково (код «128»).

Відображення декретних в у Додатку Д5

У Додатку Д5 потрібно відобразити початок і кінець декретної відпустки. В графі 07 зазначається категорія «5» - особа, якій надано відпустку у зв’язку з вагітністю і пологами. В графі 10 треба вказати дату початку декретної відпустки – заповнюється в звітному місяці виходу у відпустку. Дата закінчення цієї відпустки зазначається у Додатку Д5 звітного місяця, в якому відпустка у зв’язку з вагітністю і пологами закінчується. Графи 11 і 12 заповнюються стандартно, а графи 13-15 лишаються пустими, так як працівниця продовжує перебувати в трудових відносинах. В графі 16 вноситься запис, що містить інформацію про наказ або розпорядження щодо надання відпустки у зв’язку з вагітністю і пологами.

Головна сторінка Податкового розрахунку

На головній сторінці Податкового розрахунку сума декретних зазначається у відповідні графі, код рядка 1.5. І звісно, ця сума входить в графу загальної суми нарахованого доходу - код рядка 1.

Висновки

Порядок заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків - фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затверджений наказом Мінфіну від 13.01.2015 №4.

Декретні виплати обчислюють, нараховують і виплачують однією сумою. Але в об’єднаному звіті суми декретних потрібно розподілити за місяцями, за які вони нараховані.

Нарахування і виплату допомоги у зв’язку з вагітністю і пологами в об’єднаному звіті потрібно відобразити у Додатку 1ДФ, у Додатку 4ДФ, у Додатку Д5, а також на головній сторінці Податкового розрахунку.