Підтвердження витрат без підписаних актів у 2026 році: альтернативні документи (аудіоверсія)

Так, з 1 квітня 2026 року акти виконаних робіт (наданих послуг) стали необов’язковими для більшості господарських операцій, але за умови дотримання певних вимог до оформлення інвойсів та договорів.

Коротко

Ви можете не підписувати акти, якщо такий порядок передбачений вашим письмовим договором. У такому разі первинним документом для обліку витрат стає інвойс (рахунок-фактура), підписаний виконавцем. Це правило не поширюється на будівництво, операції з публічними коштами та оренду державного майна.

Обґрунтування

1. Законодавчі підстави

Згідно із Законом №4791-ІХ (який вніс зміни до ст. 9 Закону про бухоблік), суб’єктам господарювання надано право вибору: продовжувати використовувати акти або перейти на спрощений документообіг.

2. Умови, за яких акт можна не складати

Щоб інвойс замінив акт і став належним підтвердженням витрат, мають бути виконані дві умови:

Договір у письмовій формі

У тексті договору має бути прямо прописано, що документування операцій здійснюється шляхом виставлення інвойсу без складання акта.

Підпис виконавця

Інвойс має бути підписаний виконавцем (у паперовій формі або з накладанням ЕЦП).

3. Чим підтвердити витрати?

Для бухгалтерського та податкового обліку підставою будуть:

Інвойс (рахунок-фактура)

Він набуває статусу первинного документа.

Платіжні документи

Банківська виписка або квитанція, що підтверджують оплату (це особливо важливо для підтвердження реальності операції).

Додаткові докази (для «нематеріальних» послуг)

Для ІТ-послуг, маркетингу чи консалтингу податківці та суди (зокрема, у постановах Верховного Суду) часто вимагають додаткові підтвердження реальності: звіти, технічні описи результатів, листування або скриншоти виконаної роботи.

4. Коли акти залишаються обов’язковими (винятки)

Спрощення не діє для таких операцій:

• господарські операції за рахунок публічних (бюджетних) коштів;
• договори будівельного підряду та проектно-вишукувальних робіт;
• найм (оренда) державного або комунального майна;
• договори про пожертву, благодійну чи гуманітарну допомогу.

Важливі нюанси

Період обліку

Господарські операції мають бути відображені в обліку в тому періоді, коли вони фактично відбулися, незалежно від дати оплати інвойсу (ч. 5 ст. 9 Закону про бухоблік).

Господарський кодекс

Зверніть увагу, що з 28 серпня 2025 року Господарський кодекс України втратив чинність, і всі господарські відносини тепер регулюються Цивільним кодексом України.

Ризики

Якщо у вас немає детального звіту до інвойсу (наприклад, при маркетингових дослідженнях), ДПС може поставити під сумнів реальність витрат, навіть за наявності оплаченого рахунку. Тому для складних послуг рекомендується зберігати супутні документи.